Bez obzira da li se preselite sa svojom obitelji ili preselite li svoju tvrtku, možda ćete htjeti napisati službeno pismo za promjenu adrese kako bi svi vaši kontakti imali vašu novu adresu. Posebno ako premještate svoju tvrtku ili pišete poslovnim kontaktima, želite zadržati određeni format. Za prijatelje i članove obitelji možda ćete htjeti poslati razglednicu napisanu rukom, a ne službenim pismom.
Koraci
Uzorak promjene adresa
Uzorak promjene adrese adrese službenom subjektu
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
1. dio od 3: Formatiranje vašeg pisma
Korak 1. Potražite predložak poslovnog pisma
Ako upisujete svoje pismo na računalu, provjerite postoje li predlošci u aplikaciji za obradu teksta koju koristite. Većina aplikacija za obradu teksta ima niz različitih predložaka slova.
- Koristite osnovni predložak poslovnog pisma koji sadrži blokove za datum, vašu adresu i adresu primatelja.
- Ako imate poslovni ili osobni memorandum koji namjeravate koristiti za ispis svog pisma, pobrinite se da predložak koji koristite ima mjesta za to.
Korak 2. Izradite popis adresa
Najjednostavnije je učiniti, osobito ako svoje pismo šaljete dugačkom popisu primatelja, stvoriti popis za slanje poruka u proračunskoj tablici. Zatim možete upotrijebiti funkciju "spajanje pošte" u aplikaciji za obradu teksta da popunite polja u svom pismu obrasca.
Kontrolna lista za popis adresa
Ime i prezime primatelja
Potpuna poštanska adresa
Sve ostale podatke za kontakt, npr. Telefonski broj, adresu e -pošte, faks
Pažljivo lektorirajte svoju mailing listu kako biste bili sigurni da niste unijeli pravopisne pogreške pri unosu nečijeg imena ili adrese.
Korak 3. Postavite blokove adresa
Tradicionalni format poslovnog pisma uključuje blok za vaše ime (ili naziv vaše tvrtke) i adresu, kao i naziv i adresu ili primatelja. Kad unesete svoju adresu, koristite svoju trenutnu adresu, a ne onu na koju se selite.
Ako koristite spajanje pošte, slijedite smjernice za oblikovanje navedene u aplikaciji za obradu teksta. Obično to znači da u zagrade uvrstite naziv stupca iz kojeg želite da aplikacija izvlači podatke iz vaše proračunske tablice, poput "prezime po imenu"
Korak 4. Pozdravite
Predložak vašeg pisma obično sadrži dvostruki razmak iza zadnjeg retka zadnjeg bloka adrese, nakon čega slijedi pozdrav. To može biti jednostavno ime osobe iza kojega slijedi dvotočka, ili "dragi" iza kojeg slijedi ime osobe i zarez.
Izbjegavajte pozdrav "Dragi" ako su neki od vaših primatelja organizacije, druge tvrtke ili vladine agencije. Obično se ovaj pozdrav koristi samo za pojedince
Korak 5. Dovršite svoje zatvaranje
Prilikom formatiranja vašeg pisma, obično je najbolje da prvo zatvorite, a zatim nacrtate tijelo vašeg pisma. Riječ koju upotrijebite na kraju ovisit će o vašem odnosu s primateljima.
Ako pišete pismo za promjenu adrese svoje tvrtke, poželjet ćete formalnije zatvaranje, poput "iskreno". Međutim, ako imate mješavinu osobnih i poslovnih kontakata, možda ćete htjeti krenuti s nečim manje formalnim, poput "hvala"
Dio 2 od 3: Izrada vašeg pisma
Korak 1. Napišite kratak uvod
Započnite svoje pismo izjavom da obavijestite primatelja o svrsi pisma. Ovo ne mora biti dugo. Obično je dovoljna jedna rečenica koja kaže nešto poput "Ovo pismo vas obavještava da će se moja adresa uskoro promijeniti".
Nemojte unositi previše riječi u uvod. Pismo želite zadržati ispod stranice pa bi trebalo biti kratko i točno
Korak 2. Navedite datum kada će doći do promjene
Uz uvod, morate primateljima dati do znanja kada trebaju početi koristiti vašu novu, a ne trenutnu adresu.
Dajte primateljima dovoljno vremena za primanje pisma, ažuriranje njihove evidencije i slanje svih pisama na odgovarajuću adresu
Korak 3. Navedite svoju novu adresu
Omogućite svojim primateljima novu adresu koju bi trebali koristiti za svu korespondenciju s vama u budućnosti. Obično je najbolje oblikovati ga onako kako bi trebalo biti oblikovano na omotnici, tako da ih je lako zabilježiti i kopirati.
Razmatranja
Zabuna sa starom adresom:
Možete uključiti i svoju staru adresu, na primjer tako što ćete reći da se vaša adresa promijenila sa stare na novu adresu. Međutim, imajte na umu da bi to moglo biti zbunjujuće. Posebno ako imate puno poslovnih ili državnih kontakata kojima šaljete pismo, službenik bi mogao slučajno kopirati pogrešne podatke.
Obavijestite o svim drugim promjenama:
Također je dobra ideja da obavijestite svoje primatelje o tome što će se promijeniti, ako postoje, drugi podaci za kontakt i što će ostati isto. To je osobito važno ako vas trebaju kontaktirati tijekom prijelaza.
Korak 4. Uključite sve ostale relevantne informacije
Ovisno o okolnostima vašeg preseljenja, mogu postojati i druge informacije koje vaši primatelji trebaju znati, na primjer, ako se i drugi presele s vama ili hoće li vaša tvrtka ostati otvorena tijekom selidbe.
Primjeri relevantnih informacija
Zatvaranje poduzeća:
Ako će se vaše poduzeće na kratko zatvoriti radi preseljenja, morate obavijestiti svoje primatelje o tome kako bi mogli unaprijed planirati, jesu li to kupci, dobavljači ili drugi klijenti.
Selitvena prodaja:
Ako imate pokretnu prodaju, ovo bi moglo biti dobro mjesto da obavijestite svoje primatelje i o tome.
Korak 5. Zahvalite primatelju
Da biste zatvorili svoje pismo, udvostručite razmak iza zadnjeg odlomka i napišite jednostavnu rečenicu zahvalivši se primatelju. Ako su poslovni suradnici, možda biste htjeli dodati i napomenu o tome kako cijenite njihovo poslovanje.
Na primjer, ako se vaše poduzeće preseli, mogli biste napisati "Hvala vam na pažnji posvećenoj ovoj stvari. Cijenim vrijednost koju dodajete ovoj tvrtki i radujem se nastavku suradnje s vama."
Korak 6. Navedite sredstva za kontakt
Nakon što se zahvalite primatelju, možda ćete htjeti navesti telefonski broj ili adresu e -pošte koju primatelj može kontaktirati ako ima pitanja ili nedoumica.
To je osobito važno ako se vaše poduzeće seli. Možda ćete sva pitanja ili nedoumice u vezi s preseljenjem preusmjeriti na određeni telefonski broj ili proširenje ili na određenu e -adresu
Korak 7. Izradite nekoliko slova
Pogotovo ako premještate svoju tvrtku, možda ćete htjeti imati više od jednog slova. Na taj način jedno pismo možete prilagoditi klijentima ili kupcima, drugo poslovnim suradnicima, a drugo dobavljačima ili trgovcima.
Razmislite o nekoliko pisama ako imate relevantne podatke koje želite uključiti, a odnose se samo na jednu publiku. Na ovaj način nitko ne dobiva nikakve druge informacije osim onih koje im trebaju
3. dio od 3: Slanje vašeg pisma
Korak 1. Pažljivo lektorirajte svoje pismo
Prije nego što dovršite svoje pismo, provjerite ima li pravopisnih pogrešaka, pravopisnih ili gramatičkih pogrešaka zbog kojih vaše pismo izgleda neprofesionalno ili otežava čitanje.
Posebno provjerite adresu i provjerite je li točna. Ne želite primateljima poslati promjenu adresa koje ih upućuju na pogrešnu adresu
Korak 2. Provjerite jesu li podaci o primateljima točni
Kada koristite spajanje pošte za skupnu poštu, može vam uštedjeti puno vremena. No također je moguće da može doći do pogrešaka u načinu prijenosa podataka na vaša slova.
Provjerite sva polja i uvjerite se da se sva podudaraju i pripadaju istom primatelju. Na primjer, želite biti sigurni da se ime i adresa primatelja u okviru za adresu podudaraju s imenom u pozdravu
Korak 3. Ispišite i potpišite svoja slova
Nakon što se uvjerite da su vaša slova ispravno oblikovana i bez pogrešaka, ispišite ih na dobrom papiru i potpisujte ih ručno plavom ili crnom tintom. Tada su spremni za slanje poštom.
Korak 4. Dostavite svojim primateljima prethodnu najavu
U većini slučajeva želite biti sigurni da će vaši primatelji dobiti svoja pisma u roku od dva do četiri tjedna prije datuma kada vaša promjena adrese stupi na snagu.