Studija vremena i kretanja koristi se za analizu učinkovitosti rada kroz promatranje i određivanje vremena zadataka. Može vam pomoći da vidite gdje bi vaš dan mogao biti učinkovitiji, štedeći vam vrijeme i energiju, što bi svi mogli iskoristiti! Možete izvesti jednu na sebi ili promatrati drugu osobu. Prvo morate odlučiti koju ćete metodu koristiti od promatranja u stvarnom vremenu do pristupa uzorkovanju, a zatim ćete promatrati i mjeriti vrijeme zadatka. Nakon što završite studiju, pomoću podataka možete stvoriti učinkovitiji radni proces.
Koraci
1. dio od 3: Odabir metode snimanja podataka
Korak 1. Upotrijebite uzorkovanje rada ako imate ograničeno vrijeme za snimanje
U ovom pristupu promatrate osobu u određeno vrijeme, a ne kontinuirano. Intervali mogu biti pravilni ili nasumični. Promatrate osobu određeno vrijeme, a zatim iz uzoraka ekstrapolirate koliko se vremena troši na svaki zadatak. Ova vrsta radi bolje na zadacima koji imaju manje komponenti ili radnika koji ukupno obavljaju manje zadataka.
- Na primjer, ako je glavni posao neke osobe fakturiranje, slučajno uzorkovanje može funkcionirati jer svaki put kada se prijavite, dobijete snimku onoga što osoba radi. Kad dobijete sve podatke, možete shvatiti na koji zadatak ili komponentu osoba provodi najviše vremena gledajući koliko često i koliko dugo se pojavljivao u svakom slučajnom uzorku.
- Prednost ove metode je što možete promatrati više osoba u određenom vremenskom razdoblju rotirajući kroz svaku osobu.
- Ako koristite ovu metodu na sebi, postavite alarm da se uključi u određenim intervalima kako biste mogli snimati ono što radite kroz zadano vrijeme.
Korak 2. Promatrajte zadatak u stvarnom vremenu kako biste mogli postavljati pitanja
U ovom pristupu nalazite se u sobi s osobom dok obavlja zadatak. Promatrajte što rade, razbijajući zadatak na manje komponente dok bilježite vremena. Svaka komponenta trebala bi imati smisla u cjelini, a da ne bude toliko detaljna da ne možete pratiti.
- Određivanje vremena za veliki zadatak nije od pomoći ako ne pogledate komponente svakog zadatka. Ako analizirate komponente, možete potražiti neučinkovitosti. Nećete zaustaviti osobu; samo razbijate zadatak radi snimanja. Na primjer, ako zadatak provjerava poštu, komponente bi uključivale hodanje do područja pošte, pronalaženje pošte, njezino vraćanje na stol, otvaranje omotnica, čitanje pošte i odbacivanje ili rješavanje svakog slova.
- Može vam pomoći imati grupu za promatranje. Na taj način možete imati jednu osobu koja će raditi na štoperici, 1 osobu za bilježenje vremena i 1 osobu za bilježenje.
- Ovaj pristup možete koristiti i na sebi. U tom ćete slučaju svaku komponentu zapisati dok to radite.
Korak 3. Snimite video kako biste sudionika učinili prirodnijim
Umjesto da promatrate zadatke u stvarnom vremenu, snimite video. Na taj se način kasnije možete vratiti i analizirati koliko dugo svaki zadatak traje. Nećete toliko propustiti jer uvijek možete premotati videozapis da biste ponovno vidjeli nešto.
Korak 4. Snimite vlastiti video zapis kako biste izvršili točniju studiju
Ako radite na sebi, ovaj će pristup biti mnogo lakši od ostalih 2. Postavite kameru na stativ na mjesto koje može snimiti ono što radite. Neka snima dok prolazite kroz postavljeni zadatak, poput pisanja izvješća.
Testirajte zadatak u zadanom razdoblju. Na primjer, možda ćete ga htjeti testirati tjedan dana ili čak mjesec dana
2. dio od 3: Izvođenje studije
Korak 1. Postavite proračunsku tablicu za snimanje podataka
Trebat će vam mjesto za pisanje zadatka, a proračunska tablica je idealna. Pored njega trebat će vam mjesto za vrijeme. Često se zadaci rade u grupama. Ako je to slučaj, imajte gdje zabilježiti vrijeme za svaku komponentu svakog zadatka. Za ovaj dio trebat će vam samo set numeriranih okvira. Dodajte i stupac za bilješke.
Na primjer, ako zadatak provjerava e -poštu, a jedna od komponenti čita e -poštu, zabilježite vrijeme potrebno za čitanje svake e -pošte u numeriranim okvirima pored komponente
Korak 2. Podijelite rad u male kategorije
Dio izvođenja studije vremena i pokreta je utvrđivanje točno koliko se vremena troši na svaki zadatak. Općenito, jedini način za poboljšanje učinkovitosti je promatranje malih radnji unutar svakog zadatka. Tijekom rada uspostavite svaku komponentu zadatka i zapišite kratak opis.
- Ključno je pronaći pravu razinu detalja. Ne želite biti previše detaljni jer mjerenje vremena potrebno za pritiskanje jednog gumba nije korisno. Međutim, također ne želite biti previše široki jer vam to neće dati dovoljno podataka za rad na učinkovitosti.
- Recimo da provjeravate e -poštu. Možete ga raščlaniti na prijavu na računalo i u svoju e -poštu, brisanje neželjene pošte bez otvaranja, čitanje e -pošte, sastavljanje odgovora i organiziranje e -pošte u mape.
Korak 3. Odredite vrijeme za svaki zadatak
Počnite s štopericom. Odredite vrijeme za svaku komponentu zadatka, bilježeći vrijeme potrebno za dovršetak svake komponente. Često je lakše jednostavno zaustaviti i pokrenuti mjerač vremena, koristeći proteklo vrijeme. Možete ući kasnije i saznati koliko je sekundi potrošeno na svaki zadatak.
Za veću točnost uzmite podatke tijekom više dana
Korak 4. Vremenski zadaci pomoću videa
Kad upotrebljavate videozapis, morat ćete zaustaviti i pokrenuti videozapis za svaku komponentu koju mjerite. Na taj ćete način imati vremena zapisati bilješke i vrijeme za svaku komponentu.
3. dio od 3: Analiza rezultata i uvođenje promjena
Korak 1. Prosječite vremena za svaku komponentu
Nakon što završite, uzmite vremena za svaku komponentu i pronađite prosjek. Da biste pronašli prosjek, zbrojite sva vremena za 1 komponentu, a zatim podijelite s brojem puta u toj grupi.
Na primjer, ako kao komponentu imate čitanje e -pošte, vremena bi mogla biti 65 sekundi, 210 sekundi, 240 sekundi, 39 sekundi i 354 sekunde. Zbrojimo brojeve: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 na jednako 908. Podijeli s brojem puta. U ovom slučaju to je 5, pa podijelite 908 sa 5 da biste dobili 181,6 sekundi u prosjeku po e -pošti
Korak 2. Pronađite prosječno vrijeme za zadatak
Najjednostavniji način za pronalaženje prosječnog vremena za cijeli zadatak je jednostavno zbrajanje svih prosjeka za komponente. To će vam dati prosjek za cijeli zadatak.
Korak 3. Dodijelite visoku ili nisku vrijednost svojim zadacima
Dodjeljivanje visoke ili niske vrijednosti svakom zadatku može vam pomoći odrediti prioritete za ono što je važno. Ne morate dodijeliti broj; samo ih označite kao visoke vrijednosti ili niske vrijednosti. Na primjer, odgovaranje na e -poštu na vašem poslu može biti važno, ali osim ako niste u službi za korisnike, to vjerojatno ima nižu vrijednost u cjelini od dovršetka važnog izvješća.
Korak 4. Smanjite zadatke male vrijednosti i dugotrajne poslove
Nakon što ocijenite svoje zadatke, pogledajte koji zadaci oduzimaju puno vremena, a ukupna vrijednost im je niska. To su zadaci koje trebate shvatiti kako smanjiti. Također je važno pogledati zadatke koji oduzimaju puno vremena, ali imaju i veliku vrijednost. Ne škodi pokušati učiniti ove zadatke učinkovitijima.
Korak 5. Pazite na višezadaćnost
Multitasking obično otežava svaki pojedinačni zadatak jer ne možete posvetiti svoju punu pozornost. U slučajevima kada radite više zadataka, poput naprijed -natrag između e -pošte i pisanja izvješća, pokušajte se promijeniti. Odredite vremensko razdoblje u kojem radite samo jednu stvar. Ako pišete izvješće, zanemarite svoju e -poštu.
Ako čitate e -poštu neprestano tijekom dana, neprestano izvlačite tok misli iz svega što radite. Često je bolje obaviti sve zadatke odjednom, poput čitanja e -pošte samo ujutro, u podne i neposredno prije nego što odete s posla
Korak 6. Potražite neučinkovitosti kako biste ih smanjili
Često ćete pronaći neučinkovitosti u rutinama koje provodite i opisujete. Uklanjanje neučinkovitosti može vam pomoći da bolje radite i učinite više u vremenu koje imate.