Vođenje glavne knjige jedno je od načela osnovnog računovodstva. Knjige omogućuju tvrtki brzi pregled svih transakcija na računu odjednom. Na sreću, vođenje glavne knjige prilično je jednostavno i zahtijeva da svaku financijsku transakciju iz vašeg poslovanja bilježite u dnevnik i glavnu knjigu.
Koraci
Predložak knjige
Predložak računovodstvene knjige
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
1. dio 2: Snimanje troškova u časopisima
Korak 1. Znajte da je dnevnik popis svake transakcije koju vaša tvrtka napravi
Računovodstveni dnevnik bilježi pojedinosti, datum i iznos novca koji teče u vaše poslovanje i iz njega. Nije specifičan, što znači da sve bilježite u dnevnik bez obzira kamo novac ide. Prije nego što ih objavite u glavnoj knjizi, morate objaviti svoje transakcije.
Korak 2. Spremite kopije svih svojih poslovnih primitaka, računa i dugova
Morate imati točnu dokumentaciju za izradu točnog računovodstvenog dnevnika i knjige pa sve što imate vezano uz financije spremite za kasniju upotrebu.
Korak 3. Postavite stranicu dnevnika
Pomoću proračunske tablice ili računalnog računovodstvenog programa započnite novu stranicu dnevnika podijelivši stranicu prema gore u pet stupaca:
- Datum
- Račun
- Opis
- Referentni broj
- Zaduženje
- Kreditna
Korak 4. Zabilježite transakcije na datum kada su se dogodile
Pod naslovom "datum" označite kada je transakcija izvršena. Trebali biste imati dnevnik za svaku vrstu interakcije s kojom poslujete. Ako 20. travnja 2015. primite ček od 500 USD za svoju tvrtku, počnite unos u dnevnik s 4/20/15.
Za točno knjigovodstvo potrebni su vam točni datumi. Nađite vremena barem jednom tjedno da zapišete sve svoje dnevnike kako ne biste izgubili ništa
Korak 5. Kategorizirajte "račun" transakcije
Tu je rječnik računovodstva posebno zgodan. Računi su načini razmišljanja o tome kako se vaš novac troši ili zarađuje. Na primjer, ček od 500 USD dodaje gotovinu vaše tvrtke, pa bi bila označena 20.4.2015., Gotovina.
Neki od najčešćih računa uključuju:
-
Unovčiti:
Novac koji vaše poslovanje ima pri ruci. Ovo nije nužno gotov novac. Na primjer, ako netko vašoj tvrtki napiše ček od 500 USD, to bi bilo povećanje gotovine.
-
Računi za plaćanje:
Ovo su poslovni troškovi koje dugujete. Na primjer, ako je ček od 500 USD koji ste primili zajam, morate zabilježiti 500 USD u dnevniku svojih računa.
-
Potraživanja od kupaca:
Ovo je novac koji dugujete svom poslu.
-
Opći časopis:
Ovaj je dnevnik bitan za bilježenje svih čudnih ili jednokratnih transakcija, poput loših dugova, inflacije, prodaje opreme itd.
-
Prodajni:
Prihod ostvaren prodajom proizvoda vaše tvrtke.
- Oprema, plaće, zemljište Ova tri računa, obično zasebna, detaljno opisuju troškove potrebne za održavanje vašeg poslovanja.
Korak 6. Dodijelite svakom računu broj radi lakšeg snalaženja
To se obično naziva vašim „kontnim planom“. Obično su slični računi popisani jedan blizu drugog pa možete označiti Troškove plaća 501, Komunalne troškove 521 i Troškove oglašavanja 531. To vam pomaže da kasnije lakše naručite i referencirate različite račune. Na primjer, ako odlučite označiti “Novac” kao 101, svoj ček možete označiti kao 20.4.2015., Gotovina, #501.
Razmak između brojeva (501 i 521) je tako da možete dodati nove unose između njih. Na primjer, ako koristite fizičke knjige ili želite pokrenuti novi časopis svake godine, možete označiti "Troškovi plaća" kao sve brojeve računa 501-520, po jedan za svaku od sljedećih 20 godina
Korak 7. Zapišite pojedinosti svoje transakcije
Nakon što navedete datum, račun i poziv na broj, ukratko opišite transakciju. To samo treba biti dovoljno podataka da vas točno podsjeti odakle je novac došao ili zašto je potrošen. Primjerom provjere napisali biste 20.4.2015., Gotovina, #501, ček od prijatelja.
Neki drugi primjeri opisa uključuju:
- "Zajam od Liberty Bank."
- "Novac od porezne prijave."
- "Prodaja stare pećnice."
- "Popravci tvorničkog krova."
Korak 8. Zabilježite je li transakcija bila zaduženje ili kredit
Dugovanja su imovina ili stvari koje povećavaju vrijednost vašeg poslovanja. Na primjer, ako zaradite 500 USD, navedite ga kao zaduženje. Krediti su troškovi ili obveze vašeg poslovanja, poput zajmova ili dospjelih računa. Jednostavno navedite iznos novca koji ste potrošili ili primili na svakom računu. Za ček ispisujete 20.4.2015., Gotovina, #101, ček od prijatelja, 500 USD na teret.
- Dugovi i krediti se poništavaju. Na primjer, ako potrošite tih 500 USD na novu pećnicu za svoju pekarnicu, zabilježili biste dug od 500 USD (Oprema) i 500 USD kredita (Gotovina). Dok dobivate 500 USD na vrijednosti opreme, gubite 500 USD u gotovini.
- Uobičajena zaduženja uključuju gotovinu, potraživanja od kupaca, opremu, zemljište, plaće i osobna sredstva.
- Uobičajeni krediti uključuju: potrošnju gotovine, dospjele račune, račune, hipoteku i plaćanja kredita.
- Upamtite-- zaduženja su imovina, a krediti su obveze.
Korak 9. Koristite zasebne retke za transakcije koje se odnose na više računa
Na primjer, taj ček od 500 USD koji ste primili za svoje poslovanje mogao bi biti zajam, što znači da biste ga morali zapisati i kao "gotovinu" i "račune za plaćanje". Upotrijebite zasebne retke pod istim datumom i opisom kako biste zabilježili oba računa i njihove iznose.
-
20.4.2015., Gotovina, #101, ček od prijatelja, 500 USD na teret
Računi za plaćanje, #201, zajam od prijatelja, kredit od 500 USD
Korak 10. Zabilježite svaku transakciju kako se dogodi
Svaki put kad neki od vaših računa izvrši promjenu, zabilježite je u svoj opći dnevnik. Zamislite ovaj dokument kao "priču" o svojim financijama - on govori o detaljima svake ekonomske interakcije koju je vaše poslovanje uredilo.
Na kraju dana ili tjedna uzmite sve svoje račune i račune i provjerite ih u dnevniku kako biste bili sigurni da niste ništa propustili
Korak 11. Označite svoj dnevnik
Baš kao što ste označili svaki račun, trebali biste napraviti oznaku za svoj dnevnik. Primjer može biti prema datumu, kao što je „Opći časopis za 1.4.2015. → 1.5.2015.“, Ili jednostavnim korištenjem brojeva za kronološko postavljanje časopisa, kao što je „Dnevnik 1.“
Korak 12. Redovito prenosite unose u dnevnik u knjige računa
Knjiga računa bilježi svaku transakciju po računu - tako da imate knjigu za gotovinu, račune potraživanja itd. Morate voditi dnevnik i knjigu tako da rukovoditelji, računovođe i osoblje mogu brzo provjeriti financijsko stanje vašeg poslovanja datum i po vrsti.
Ako je moguće, odmah nakon pisanja u dnevnik zapišite u svoju knjigu
Dio 2 od 2: Pisanje knjiga računa
Korak 1. Koristite knjige računa za praćenje određenih transakcija poput gotovine, potraživanja ili prodaje
U časopisima se upisuje datum, detalji i iznos svake poslovne transakcije na temelju njezine vrste. No, glavne knjige raščlanjuju te podatke na određene račune, što vam omogućuje da vidite sve svoje transakcije, poput gotovine, potraživanja od kupaca, prodaje, na vlastitim listovima.
Korak 2. Napravite stranicu glavne knjige za svaki račun
Napravite posebne knjige računa na temelju njihovog imena i pozivnog broja. Vaša prva knjiga mogla bi biti "Novac, #101". Ova knjiga će ilustrirati svaku pojedinačnu gotovinsku transakciju koju ste izvršili. Zapise dnevnika kopirat ćete u odgovarajuće knjige pa vam je za svaki račun naveden u dnevniku potrebna knjiga.
- Razmislite o izradi stranice sa sadržajem "Kontni plan" kako biste lakše pratili svaki broj računa.
- Ako imate čudne troškove, razmislite i o "glavnoj knjizi" koja prikuplja netipične transakcije poput poreznih prijava, loše prodaje, osobnih troškova itd.
Korak 3. Napravite stupce krajnje lijevo na stranici za datum, broj časopisa i opis
Oni se mogu kopirati izravno iz vašeg dnevnika o transakciji. Za ček od 500 USD možete navesti "20.4.15., Dnevnik 1, ček od prijatelja".
Korak 4. Podijelite ostatak knjige u tri dijela:
Dug, kredit i stanje. To vam omogućuje da brzo vidite što posjedujete (zaduženje), što trošite (kredit) i koliko još dugujete (stanje.) Vaš bi završni list trebao izgledati otprilike ovako: Datum | Referenca | Opis | Debit | Kredit | Stanje |
U glavnoj knjizi, baš kao u dnevniku:
- Zaduženje odnosi se na novac koji primate.
- Kreditna odnosi se na novac koji dugujete ili ste platili.
- Ravnoteža odnosi se na ono što još uvijek dugujete ili na razliku između zaduženja i kredita.
Korak 5. Stavite sve povezane kredite i zaduženja jedan pored drugog
Na primjer, ako imate zajam od 500 USD od prijatelja, počnite bilježiti 500 USD kao zaduženje. Recimo da sljedećeg dana obavite prvu prodaju za 200 USD i odlučite početi vraćati novac svom prijatelju. Označite novi datum, 21.4.2015., A ispod odjeljka kredita upišite 200 USD.
Korak 6. Upotrijebite odjeljak stanja kako biste izračunali koliko ste novca zaradili ili još dugujete
Posljednjim primjerom vratili ste 200 USD od 500 USD kredita koji vam je dao vaš prijatelj. Oduzmite uplatu koju ste izvršili od ukupnog iznosa koji dugujete kako biste pronašli stanje. Ovdje još uvijek dugujete 300 USD pa imajte na umu da je to vaš saldo desno od uplate.
- Drugim riječima, saldo = kredit - zaduženje.
- Neće svaki trošak imati ravnotežu. Na primjer, ako dobijete potporu u iznosu od 20 000 USD za istraživanje koju ne morate vratiti, samo zabilježite 20 000 USD u stupcu zaduženja i krenite dalje.
Korak 7. Ne zaboravite unijeti povezane unose u svaki račun
Vraćajući se na zajam od 500 USD od prijatelja, također morate imati na umu da im dugujete novac u “Računi za plaćanje:/4/20/15 | Dnevnik 1 | Zajam od prijatelja | 0 USD zaduženje | 500 USD kredita | Saldo od 500 USD | To se mora dogoditi svaki put kada dođe do promjene računa. Na primjer, ako odlučite svom prijatelju vratiti novac, trebate unijeti novi unos/4/21/15 | Dnevnik 1 | Zajam od prijatelja | Debit 200 USD | 500 USD kredita | Preostalih 300 USD |
Korak 8. Zabilježite transakcije kako se događaju
Svaki put kada se unese dnevnik, taj unos treba odmah knjižiti u glavnu knjigu. Za naš primjer imamo zapis u dnevniku: Zajam od prijatelja za 500 USD. Ova stavka dnevnika utječe na 2 računa (gotovina i potraživanja), tako da morate unijeti oba računa te knjige.
- Otvorite stranicu gotovine u svojoj knjizi. U lijevi stupac (koji se koristi za bilježenje terećenja) upišite datum transakcije, a zatim upišite iznos. U ovom primjeru iznos je 500 USD.
- Otvorite stranicu Računi potraživanja vaše knjige. U desni stupac (koji se koristi za kredite) upišite datum, a zatim iznos transakcije. U ovom primjeru iznos je 500 USD.
- Ažurirajte ove stranice kad se pojave novi unosi u dnevnik.
Korak 9. Dodajte odjeljak "bilješke" kako biste lakše pratili nove informacije
Na primjer, nakon što otplatite ukupni zajam od 500 USD, ispod opisa možete napisati "U cijelosti plaćeno" ili odjeljak s malim bilješkama pored "Stanje".
Korak 10. Kombinirajte različite račune u jednu knjigu kako biste izgradili svoju glavnu knjigu
Potpuna knjiga detaljno opisuje svaki pojedini račun tako da ga svatko može prelistati kako bi vidio koliko se novca zarađuje/troši u svakoj kategoriji. Naslovna stranica sadrži kontni plan s popisom svakog računa u glavnoj knjizi i njegovim brojem, kao što je "Gotovina, #101", tako da ljudi mogu lako pronaći potrebne informacije.
Dodajte račune u glavnu knjigu radi lakšeg pristupa
Korak 11. Zbrojite zaduženja i kredite pri dnu stranice za svaki račun
To vam omogućuje da znate ukupni iznos koji posjedujete ili dugujete za svaki račun. Ako su krediti veći od zaduženja, onda je taj račun u gubitku novca. To je, međutim, za očekivati - računi za plaćanje uvijek će biti zaduženi, jer je to popis cijelog novca koji dugujete.
Korak 12. Zbrojite svoje ukupne zaduženja i kredite i provjerite odgovaraju li
Debit će uvijek biti jednak kreditu. Ovo je glagoljsko pravilo računovodstva i ima smisla: sav vaš novac morao je odnekud doći. Ako ste nešto kupili, to ste platili (kredit) i sada posjedujete vrijednost (dug). Ako dođe do odstupanja, provjerite dnevnik u svojim knjigama kako biste pronašli sve što ste zaboravili zabilježiti.
- Upamtite - svaka transakcija, pozitivna ili negativna, mora ući u dnevnik i knjige.
- Neki računovođe početnici često zaboravljaju ideju „vlasništva“. Na primjer, ako potrošite 10 000 USD na posao, tada vam tvrtka tehnički "duguje" 10 000 USD. Ako je poduzeće ikada prodano, bit će vam vraćeno 10 000 USD.
Korak 13. Pregledajte kako izraditi bilancu ako se borite za račune za sve svoje dugove i kredite
Bilance su snimke imovine i obveza vašeg poduzeća. Ovaj korisni obrazac navodi sve što vaša tvrtka posjeduje i duguje u bilo kojem trenutku, što vam može pomoći da vidite rupe u svojoj knjizi.
Korak 14. Upoznajte se s računovodstvenim ciklusom kako biste saznali što slijedi
Knjiženje u glavnu knjigu je korak 2 u takozvanom računovodstvenom ciklusu. Knjiga sama po sebi ne bi bila od velike pomoći, ali korištena kao dio ciklusa, neprocjenjiv je alat. Računovodstveni ciklus može se raščlaniti na nekoliko pojednostavljenih koraka.
- Prikupite izvorne dokumente, poput potvrda ili računa, koje je potrebno evidentirati.
- Zabilježite transakciju u dnevnik kronološkim redoslijedom.
- Knjižite zapise dnevnika na račune glavne knjige.
- Pripremite probni bilans. Ovo je popis svih računa glavne knjige objedinjenih i trebao bi se pripremiti na kraju obračunskog razdoblja.
- Pripremite financijske izvještaje. Oni se mogu sastaviti nakon pravilnog podešavanja probnog salda.
Savjeti
Imajte na umu da će gornji primjeri raditi jednako dobro kada su izraženi u drugim valutama
Pogledajte ove povezane videozapise
Video za stručnjake
Video za stručnjake
Video za stručnjake Koji je najbolji način učenja za računovodstvene ispite?