3 načina za upravljanje više projekata

Sadržaj:

3 načina za upravljanje više projekata
3 načina za upravljanje više projekata

Video: 3 načina za upravljanje više projekata

Video: 3 načina za upravljanje više projekata
Video: КОНЕЦ МУЧЕНИЯМ. Трава больше не проблема! 2024, Ožujak
Anonim

U današnjem brzom poslovnom svijetu vjerojatno ćete u svakom trenutku morati raditi na više stvari. Da biste stalno uspijevali, morate znati upravljati s više projekata odjednom. Ovo počinje dodjeljivanjem prioriteta svemu na čemu radite, pisanjem detaljnih planova i čuvanjem podataka o projektu zajedno. Možete najprije vježbati rad na strašnim projektima, prelaziti s jednog projekta na drugi kad zaglavite i smanjiti besmislene zadatke. Kad upravljate drugim ljudima, dobro je znati kako komuniciraju i pobrinite se da delegirate i dopustite ljudima da rade.

Koraci

Metoda 1 od 3: Učinkovito organiziranje

Upravljanje više projekata Korak 1
Upravljanje više projekata Korak 1

Korak 1. Odredite prioritete svojim projektima kako biste stvari držali u perspektivi

Nema sve na čemu radite istu dobit za završetak ili posljedice ako ga ne završite. Dok radite na projektima i stalno dodajete više na svoj popis, upotrijebite neku vrstu sustava kako biste se podsjetili što je najvažnije i što možete odgoditi na duže vrijeme.

  • Jedan od načina davanja prioriteta je uzeti u obzir vrijeme dospijeća i pobrinite se da uglavnom radite na stvarima koje dospijevaju što prije. S vremenom ćete ipak morati raditi na dugoročnijim projektima, umjesto da čekate dok ne dođe krajnji rok.
  • Također možete odrediti prioritete ovisno o veličini projekta ili poteškoćama u njegovu izvršenju. Može biti korisno postaviti veći prioritet na teške projekte kako ih ne biste odgađali i požurivali u zadnji čas.
  • Razvijte sustav kodiranja boja koji vam daje uvid u vizualni prikaz relativnih razina prioriteta. Na primjer, kako god odlučili dodijeliti prioritete, crvenu postavite kao najveću, ljubičastu u sredini, a plavu na razinu na kojoj se možete zadržati.

SAVJET STRUČNIKA

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“In general, I find it useful to think ahead in the day in terms of how I’m going to spend my time, based on these priorities. I try to map out how much each project needs from me on a daily basis and plan accordingly.”

Upravljanje više projekata Korak 2
Upravljanje više projekata Korak 2

Korak 2. Napišite detaljan postupak za svaki projekt

Svaki će projekt uključivati više faza, koraka ili aspekata. Steknite naviku razbijanje projekata na određene dijelove posla. Zapišite ih i napravite plan kako ćete proći kroz svaki korak procesa. Odredite vremensko ograničenje za svaki zadatak i pridržavajte ga se, ali precijenite koliko će vam vremena trebati da imate jastuk.

  • Ovo je navika koja se može činiti kao da samo koristi dodatno vrijeme, ali ako imate detaljan vodič o tome što trebate učiniti prije nego počnete, pomaže vam da ne zaboravite nešto usput.
  • Nemojte se bojati pretjerivati u detaljima jer što više proširujete stvari, bit će vam jasnije što trebate učiniti. Osim toga, osjećat ćete se kao da postižete više dok radite kroz svaki mali dio projekta.

SAVJET STRUČNIKA

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“For this, try to understand what the needs of each project are on a daily basis, a weekly basis, even an hour-by-hour basis. Knowing the demands of each project will help you make a better plan for how to spend your time. You should also be sure to give yourself time for any random, surprise needs of a project.”

Upravljanje više projekata Korak 3
Upravljanje više projekata Korak 3

Korak 3. Čuvajte važne informacije na jednom, određenom mjestu

Pohranjivanje vitalnih podataka o vašim različitim projektima na jednom mjestu pomaže vam da im nikada ne izgubite trag. To može značiti jednu bilježnicu ili proračunsku tablicu ili jednu posebnu mapu za sve projektne dokumente. Ovo jedno mjesto moglo bi sadržavati odjeljke za osnovne informacije o svim projektima i specifične informacije o svakom pojedinačnom projektu.

  • Ako nema smisla pohranjivati podatke iz zasebnih projekata na središnje mjesto, svakako sve podatke za svaki pojedini projekt spremite na jedno mjesto.
  • Kad radite s timom koji svima treba pristup skupu dokumenata, provjerite imaju li potrebne lozinke ili kopije bilo kojih fizičkih dokumenata.
  • Nakon što projekt završi, razmislite o bacanju njegovih dokumenata (ako to ima smisla) ili o premještanju svih podataka o projektu. Možda nikada ne biste bacili ili izbrisali posao koji ste obavili, ali ga barem možete pohraniti na zasebno mjesto posebno za gotove stavke.

Metoda 2 od 3: Održavanje produktivnosti

Upravljanje više projekata Korak 4
Upravljanje više projekata Korak 4

Korak 1. Odaberite nešto čega se bojite i počnite ujutro ujutro raditi na tome

Izbjegavanje stvari kojih se bojite učiniti nikada ih ne čini lakšim. Prisilite se uhvatiti se u koštac s teškim stvarima rano tijekom dana dok ste još svježi. Rijetko ćete se prestati bojati nečega ako to odgodite dulje. Nakon što je užasni zadatak dovršen, osjećat ćete da ste podigli teret i to će vas potaknuti na ostatak dana.

  • Užasni zadaci ne moraju uvijek imati prioritet, ali to je iznimka od pravila prioriteta.
  • Ako se plašite nečega što vam također može oduzeti mnogo vremena, razmislite o tome. Možda se jednog dana možete pozabaviti značajnim dijelom procesa, a sljedećeg dana ujutro ga završiti.

SAVJET STRUČNIKA

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, adds:

“Consider a to-do list to motivate you here as well. A to-do list lets you have the joy of marking things off as you get them done, which can motivate you to get through those tough tasks.”

Upravljanje više projekata Korak 5
Upravljanje više projekata Korak 5

Korak 2. Ispravite tečaj kada udarite u zid

Imat ćete vremena kada radite na nečemu važnom, ali samo udarite u zid i prestanite napredovati. Gledanje u zid i premlaćivanje nisu od pomoći, stoga glatko prijeđite na drugi posao. Možda ćete se morati brzo vratiti, ali pauza će vam pomoći da ostanete produktivni.

  • Prebacivanje na drugi zadatak ne mora uvijek biti opcija, pogotovo ako ste u stisci s vremenom. Razmotrite svoju situaciju i postupite u skladu s tim. Možda nemate vremena za potpuno prebacivanje na neki drugi projekt, ali možete si predahnuti pet minuta i ponovno se usredotočiti.
  • Ako imate vremena za prelazak na drugi projekt, posvetite mu punu pozornost. Nema svrhe mijenjati projekte ako vam je um zaglavio na prvom.
Upravljanje više projekata Korak 6
Upravljanje više projekata Korak 6

Korak 3. Uklonite nepotrebne aspekte posla

Možda imate navike dok radite na projektima, ali shvaćate da te stvari ne doprinose izravno poslu. Nemojte sebi raditi dodatni posao. Procijenite svoje procese i potražite stvari koje možete prestati raditi. Time ćete osloboditi vrijeme za važne stvari i usmjeriti vaše napore.

  • Na primjer, možda uvijek napravite tematsku oglasnu ploču za nove projekte, što je zapravo samo taktika za odgoditi početak. Ili možda smislite smiješne kodne nazive za članove tima, ali ih zapravo nikada ne koristite tijekom projekta.
  • Ne želite početi izrezivati stvari koje su vrijedne prakse, ali pokušajte biti iskreni o tome što stvari doprinosi, a što ne.

Metoda 3 od 3: Rad s drugima

Upravljanje više projekata Korak 7
Upravljanje više projekata Korak 7

Korak 1. Postavite ograničenja i recite ne

Imate prag koliko realno možete upravljati. Važno je znati tu granicu i ostati na slatkom mjestu. Ako imate maksimalni kapacitet i ukaže vam se još jedna prilika, naučite reći ne. Možda je bolje propustiti nešto i zapravo napraviti ono što već imate nego prihvatiti neki drugi projekt i sve ih iznevjeriti.

  • Učenje o tome gdje vam je točno ograničenje može potrajati pokušajem i pogreškom. Ako prvi put ne uspijete, nemojte odustati od sebe. Morate nekako pronaći svoju granicu, čak i ako to znači ispustiti loptu jednom ili dvaput.
  • Možda novo ponuđeni projekt nije nešto što si možete priuštiti da propustite. Pažljivo razmislite kada je to slučaj. Možda ćete spaliti most ako otpustite nešto na čemu ste već radili.
Upravljanje više projekata Korak 8
Upravljanje više projekata Korak 8

Korak 2. Dodijelite zadatke i nemojte upravljati mikropouzdano

Kad imate tim s kojim radite ili nadzirete, uvijek je najbolje delegirati što više posla. Možda želite imati kontrolu, ali ljudi vam pomažu s razlogom. Dajte ljudima zadatke na početku projekta i dopustite im da rade ono što im je dodijeljeno. Ne preuzimajte kontrolu na pola puta.

  • Kad imate dobre radnike, skupina ljudi može učiniti više nego što možete sami. Ako ste skloni obaviti sav posao, ali je delegiranje opcija, razmislite o prenošenju dijela posla. Ako imate na raspolaganju radnike, ne dopustite da njihova pomoć potrati.
  • Ako ste vi glavni, i dalje je vaša odgovornost osigurati da se sve učini. Postavite neka vremena za provjeru napretka, a zatim ostavite svoj tim na miru, osim u tim određenim vremenima.
Upravljanje više projekata Korak 9
Upravljanje više projekata Korak 9

Korak 3. Naučite komunikacijske stilove članova tima i radite s njima

Možda ste zaduženi za ljude koji rade vrlo različito od vas. Da biste bili učinkoviti, morate to prihvatiti. Poznavanje načina na koji svaki član vašeg tima najbolje komunicira pomoći će vam da učinite više. Bez pretjerivanja, pružite malo pažnje svakoj osobi kako biste od njih izvukli najbolji mogući posao.

  • To bi se moglo posebno odnositi na oblike komunikacije poput telefona i e -pošte. Neki članovi tima mogu preferirati poziv kada im šaljete povratne informacije. Drugi će cijeniti učinkovitost e -pošte.
  • Također se odnosi na onoga tko se voli šaliti, tko više voli biti ozbiljan i kako trebate uokviriti povratne informacije. Želite se slagati sa svojim timom što je više moguće kako bi htjeli raditi s vama.
  • Vodite bilješke o svojim ljudima kako biste bili sigurni da ćete primijeniti ono što naučite o njima. Možete ih izravno pitati o nekim njihovim željama ili ćete s vremenom to bolje shvatiti.
Upravljanje više projekata Korak 10
Upravljanje više projekata Korak 10

Korak 4. Ostanite u komunikaciji u pogledu napretka

Bez obzira jeste li vi nadređeni ili izvještavate nekoga drugoga, ažuriranje napretka važno je. Odredite vrijeme s ljudima za koje ste zaduženi da vas ažuriraju. Budite aktivni u izvješćivanju nadređenog dok obavljate stvari. Dosljedno, ako ne i stalno, ažuriranje će omogućiti nesmetano kretanje projekta.

  • Može biti korisno imati utvrđene rokove izvješća o napretku u različitim fazama projekta. To bi moglo biti svakodnevno za kratke projekte ili jednom tjedno za projekte koji su u tijeku.
  • To je osobito važno ako se jedan dio projekta nadovezuje na dio prije njega. Ako Tom čeka da Leslie završi svoj dio prije nego što može poraditi na svom, mora znati koliko je daleko.
  • Važno je na početku odrediti kako će se postupati s ažuriranjima napretka. Ne želite proći pola projekta i iznenaditi ljude provjerom napretka.

Savjeti

  • Postavite sebi cilj da svaki dan nešto dovršite.
  • Kad god možete, dopustite članovima tima da odaberu na čemu će raditi kako biste imali potpunu potporu.
  • Ostavite određenu fleksibilnost u svojim planovima za nepredviđene situacije koje se mogu pojaviti.

Preporučeni: