Voditelj sastanka je osoba odgovorna za vođenje sastanka. U biti, svrha voditelja je osigurati nesmetan tijek sastanka od organizacije, do početka, do završetka. Dobro omogućen sastanak trebao bi osigurati ispunjenje svih ciljeva sastanka njegovim zaključenjem. Tako će dobar voditelj osigurati da svi sudionici razumiju svrhu sastanka, pobrine se da se zadovolje sve potrebe sudionika, pobrine se da sastanak teče glatko i osigura puno sudjelovanje.
Koraci
1. dio od 3: Postavljanje temelja za uspješan sastanak
Korak 1. Priprema je ključna pa počnite s dnevnim redom
Iako bi se voditelj trebao uklopiti u sastanke i učiniti njihov posao lakim, ključno je da se za sastanke uvelike pripreme. Počnite s pisanjem dnevnog reda. Dobar dnevni red uključivat će ključne točke o sastanku, kao i pružiti odgovarajuće detalje kako bi sudionici znali gdje se nalaze i što mogu očekivati.
- Zabilježite vrijeme početka i završetka sesija, kao i realna vremenska ograničenja za svaku sesiju, kako biste bili sigurni da će se sastanak održati na vrijeme.
- Odaberite teme koje utječu na sve prisutne na sastanku. Pokušajte dobiti informacije od onih koji prisustvuju sastanku o temama koje zahtijevaju raspravu.
- Pokušajte postaviti teme kao pitanja na koja je potrebno odgovoriti kako biste potaknuli dijalog na sastanku.
- Zapazite koja je svrha rasprave. Radi li se o informacijama, rješavanju problema ili donošenju odluke?
- Odredite kako se sudionici trebaju pripremiti za sastanak.
Korak 2. Planirajte popis pozivnica
To zahtijeva osjetljivu ravnotežu. Ako je prisutno premalo ili previše ljudi, riskirate neproduktivan sastanak. Htjet ćete pozvati samo ljude koji će vam pomoći da postignete cilj sastanka. Zapitajte se sljedeće.
- Tko su ključni donositelji odluka po tom pitanju?
- Tko je najbolje upoznat s informacijama o kojima se raspravlja?
- Koga zanimaju teme?
- Tko će morati provoditi sve donesene odluke?
- Neki stručnjaci predlažu da se 8 osoba pozove na sastanke na kojima je potrebno donijeti odluku. Nasuprot tome, oni predlažu 18 ljudi kada je svrha sastanka brainstorming.
Korak 3. Pošaljite pozivnice putem e -pošte
Slanje e -pošte najlakši je način da pozovete svoje sudionike. Vaša e -pošta trebala bi dati kratak uvod u sastanak. Također bi trebao uključivati datum, vrijeme i eventualno rok za odgovor. Dnevni red treba priložiti e -pošti.
Traženje RSVP -a nije obavezno, ali će vam omogućiti da pripremite odgovarajuću količinu materijala za sve sudionike
Korak 4. Počnite razmišljati o tome što dobar voditelj radi
Razmišljajući o tome što voditelj radi tijekom sastanka, bit ćete u dobroj poziciji znati što se od vas očekuje kada na vas dođe red za obavljanje posla. Dobar voditelj imat će niz osobina koje mu pomažu u upravljanju vremenom, ljudima i različitim mišljenjima. Najbolje je ove osobine razviti rano.
- Cijenite ljude i njihove ideje. Dobar voditelj prenijet će vlastite pohvale nakon što je polaznik iznio ideju. Recite nešto poput "hvala Samantha, to su vrlo korisne točke koje nam pomažu da razmislimo o problemu na drugačiji način." Time ćete osigurati da se svaka osoba i ideja čuju, kao i da će drugi biti sigurni u govor.
- Budite na nogama. Tijekom sastanaka morat ćete reagirati na brojne različite situacije. Morate razmišljati i brzo reagirati na ove različite situacije. Na primjer, ako vam netko daje smislen savjet, požurite ga pohvaliti, a zatim odmah potražite drugog sudionika koji nastoji nadograditi tu liniju mišljenja. Međutim, ako netko istakne lošu točku koja nije tema, potrudite se istaknuti dobro u komentaru i potražite drugog sudionika koji će nadograditi ono što ste mislili da je dobro.
- Budite dobro izgovoreni. Važno je da vas svi u prostoriji razumiju. Morat ćete govoriti razumnom jačinom kako bi svi mogli čuti. Jasno artikulirajte i nemojte mrmljati ili mrmljati. Koristite žargon samo ako su svi na sastanku upoznati s terminologijom.
Dio 2 od 3: Postavljanje pozornice za sastanak
Korak 1. Planirajte mjesto i rasporedite namještaj
Morat ćete razmotriti hoće li sastanak biti licem u lice, virtualni sastanak putem zaslona ili kombinacija to dvoje. Ovisno o formatu sastanka, morat ćete se pobrinuti da sav namještaj i hardver budu na svom mjestu, uključujući stolice, stolove i ekrane za projektore. Postoji nekoliko mogućih načina postavljanja namještaja za sastanak.
- Postavljanje okruglog stola pomoći će sastancima orijentiranim na raspravu.
- Postavka sa stolicama u redovima dobra je za uspostavljanje zvučnika kao glavnog fokusa. Ova postavka dobro funkcionira kada je glavna svrha prenošenje informacija, a ne traženje rasprave.
- Kazališna postavka ima stol u prednjem dijelu sobe i omogućuje da panel zvučnika sjedi ispred. Polaznici će sjediti u redovima ispred govornika kao u formatu predavanja.
- Postavka učionice ima stolove ispred redova stolica kako bi polaznici mogli bilježiti dok govornik ostaje u fokusu sastanka.
- Iskoristite postav u obliku slova U za sastanke na kojima želite da se sudionici vide i međusobno komuniciraju po potrebi.
- Postavite stolice u krug s vama u središte za sastanke namijenjene kao otvorene i participativne.
Korak 2. Osigurajte zalihe za one koji prisustvuju sastanku
Potpuno pripremljeni voditelj pružit će sudionicima olovke, bilježnice, radne bilježnice, brošure i druge alate potrebne za sastanak. Također razmislite trebate li unaprijed dostaviti bilo kakve podatke za prijavu za virtualne sastanke. Trebala bi biti postavljena ploča koja će omogućiti ljudima i izlagačima da bilješke mogu vidjeti svi, možda flip chart ili bijelu ploču. Na taj način sastanak teče lakše, omogućavajući sudionicima da odgovore na svoja pitanja u određeno vrijeme tijekom sastanka.
Ovisno o duljini sastanka, razmislite o tome da svojim sudionicima pružite piće (kavu), grickalice, vodu i/ili slatkiše
Korak 3. Pošaljite podsjetnik e -poštom o sastanku koji se približava
Ljudi su zauzeti i bez podsjetnika moguće je da će zaboraviti na predstojeći sastanak. Pokušajte poslati podsjetnike onima koji će doći dva dana prije zakazanog sastanka.
- Ako ste pozvali pozvane na RSVP, možete poslati podsjetnik da moraju odgovoriti prije roka.
- U podsjetniku obavezno pitajte je li netko promijenio planove.
3. dio od 3: Poznavanje svoje uloge olakšavanja sastanka
Korak 1. Dođite na sastanak ranije
Kao voditelj trebali biste biti tamo i pozdraviti sve koji dođu na sastanak. Ili im stisnite ruku dok ulaze u sobu ili ih pozdravite dok se prijavljuju na telekonferenciju. To će stvoriti toplo okruženje na sastanku, a istovremeno će pokazati da ste ozbiljni i spremni za razgovor.
Korak 2. Započnite sastanak na vrijeme i jasno postavite ciljeve
Iako će svi na sastanku dobiti dnevni red, ponovnim predstavljanjem ciljeva svi sudionici počet će na istoj stranici. Također će vam pomoći da postavite ton sastanku i ljude odmah smjestite na pravi put.
- Na početku sastanka također možete najaviti održavanje domaćinstva, uključujući informacije o vremenima odmora, izlazima za požar i lokacijama toaleta.
- Također možete razmisliti o uspostavljanju pravila za interakciju ovisno o tome tko prisustvuje sastanku. Pravila bi mogla uključivati međusobno poštivanje, zadržavanje teme, napadanje problema umjesto osobe, zatvaranje rasprave i ne ometanje drugih.
Korak 3. Vodite sastanak tako da svi prisutni govore
Svatko ima drugačiju metodu vođenja sastanka i držanja govornika na temu. Jedna od vitalnih metoda je osigurati da u razgovoru i raspravi ne dominira jedna ili dvije osobe. Uvjerite se da ste u potrazi za svima koji bi htjeli istaknuti mišljenje i dajte im priliku da govore pitajući ih o njihovim mišljenjima.
Recimo da kolegica po imenu Samantha izgleda zainteresirano, ali još nije dala svoj doprinos. Možete pokušati reći: "Samantha, kako to pitanje utječe na vaš odjel, a posebno na vas?"
Korak 4. Držite se teme
Posao voditelja je držati sve sudionike ili govornike na temi. Dopuštanje tangenti izvan cilja odbaciće vaš raspored i može značiti da sastanak neće postići željeni ishod. Ako osjetite da se diskusija udaljava od teme, preusmjerite razgovor postavljanjem pitanja koja se izravno odnose na temu.
- Ako je dijalog počeo lutati, mogli biste reći: "Ali kako to utječe na pitanje o kojem danas razgovaramo?" Ili: "Sve su to vrlo zanimljive točke. O njima bismo trebali razgovarati kasnije, ali zasad se usredotočimo na trenutno pitanje."
- Možda biste također htjeli označiti ideje koje su iznesene i obratiti im se na kasnijem sastanku ili na neki drugi način. Tako možete pravilno poštovati te tangencijalne ideje i ne uvrijediti nikoga od prisutnih.
Korak 5. Imajte plan za teške situacije i razriješite ih
Ako mislite da su sudionici na pragu žestoke rasprave, dovedite drugu osobu za koju znate da će govoriti o tom pitanju. U osnovi, željet ćete ublažiti raspravu uvođenjem više dijaloga. U slučaju sukoba, također možete saslušati obje strane i identificirati zajednički jezik za okupljanje suprotnih strana.
U slučaju teške situacije, mogli biste reći: "jasno je da oboje dolazite s različitih strana. Međutim, očito se slažete u važnosti ovog pitanja pa pokušajmo usmjeriti svoju energiju na pronalaženje obostrano korisnog rezultata."
Korak 6. Odgovorite i preusmjerite pitanja
Kao voditelj možete postavljati pitanja sudionicima sve dok ste u mogućnosti točno odgovoriti. Ako ne, pitanje biste trebali uputiti nekome na sastanku koji je u boljoj poziciji da točno odgovori.
U slučaju da ne znate odgovor na pitanje, možete reći: "To je izvrsno pitanje. Međutim, mislim da je Samantha bolje informirana o ovoj temi. Samantha, što mislite?"
Korak 7. Sažmite i pojednostavite nalaze
Vodite bilješke tijekom sastanka i pobrinite se da zapišete sve ključne ideje i mišljenja. Na kraju rasprave o određenoj temi bilo bi korisno ako voditelj pregleda osvrt i izrečene zaključke.
Potrudite se sažeti ključne točke svake prisutne osobe. Također, istaknite koje su rezolucije donesene na riješena pitanja
Korak 8. Pitajte kako je sastanak prošao kada završi
Povratne informacije bitne su za vas da se poboljšate kao facilitator sastanka. Možete razmisliti o sljedećem: Je li dnevni red distribuiran u pravo vrijeme? Koliko su polaznici bili dobro pripremljeni? Je li vrijeme dodijeljeno svakoj temi uspjelo? Je li bilo dovoljno vremena za raspravu? Kako bi se moglo poboljšati postavljanje sobe?
- Povratne informacije mogu se prikupiti i putem e -pošte ankete poslane sudionicima ubrzo nakon sastanka.
- Pregledajte rezultat i unesite sve potrebne promjene za sljedeći sastanak.
Savjeti
- Upamtite da se za omogućavanje sastanka ne morate previše baviti sadržajem. Umjesto toga, budite zabrinuti zbog procesa.
- Držite se dogovorenih vremena odmora.
- Budite dostupni sudionicima tako što ćete ostati nakon sastanka za sve koji se ne žele obratiti grupi.