3 načina za vođenje učinkovitog sastanka

Sadržaj:

3 načina za vođenje učinkovitog sastanka
3 načina za vođenje učinkovitog sastanka

Video: 3 načina za vođenje učinkovitog sastanka

Video: 3 načina za vođenje učinkovitog sastanka
Video: ZEITGEIST: MOVING FORWARD | OFFICIAL RELEASE | 2011 2024, Ožujak
Anonim

Ako se učinkovito vodi, sastanak može biti iznimno koristan način za okupljanje resursa i dobivanje više perspektiva na zadatku ili projektu. Ključevi vođenja učinkovitog sastanka su postavljanje i pridržavanje čvrstog dnevnog reda, provođenje sastanka koji učinkovito upravlja vremenom i jasno dodjeljivanje radnji koje će ljudi dovršiti nakon sastanka.

Koraci

Metoda 1 od 3: Postavljanje dnevnog reda

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 1
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 1

Korak 1. Postavite glavni fokus sastanka

Prije nego što održite sastanak, morate dovršiti dnevni red. Ako stavka nije potrebna ili će odvratiti pozornost od glavnog fokusa sastanka, uklonite je s konačnog dnevnog reda. Možete postaviti temu za drugi sastanak ili izravno razgovarati s tom osobom.

Ako odaberete previše ciljeva, vaš će sastanak izgubiti fokus

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 2
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 2

Korak 2. Napišite nacrt dnevnog reda i distribuirajte ga uoči sastanka

Kad zakažete sastanak, uključite preliminarni dnevni red u kojem je navedeno o čemu će se sastanak raditi kako bi se ljudi imali priliku pripremiti. Ako unaprijed obavijestite ljude o čemu će biti sastanak, bit će učinkovitiji i učinkovitiji sastanak jer će svi biti na istoj stranici.

  • Ako netko treba sastaviti informacije za sastanak, recite mu kako se to odnosi na točku dnevnog reda.
  • Nacrt dnevnog reda pošaljite najmanje tjedan dana prije sastanka.
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 3
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 3

Korak 3. Dopustite ljudima da dodaju stavke na dnevni red

Kada šaljete svoj nacrt dnevnog reda sastanka, pitajte prisutne imaju li pitanja ili dodatne stavke za dodavanje na dnevni red. Možda niste razmišljali o nečemu ili vam je bila nejasna tačka dnevnog reda.

Omogućavanje ljudima da doprinesu agendi učinit će da se osjećaju kao da doprinose i može omogućiti učinkovitiji sastanak

Savjet:

Razmislite o korištenju zajedničkog dokumenta poput Google Dokumenta kako biste omogućili više korisnika dodavanje na dnevni red.

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 4
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 4

Korak 4. Odlučite koliko vremena želite potrošiti na svaku stavku

Kako biste zakazali koliko želite da vaš sastanak traje, trebali biste pogledati svaku točku dnevnog reda i postaviti maksimalno vrijeme koje možete potrošiti na nju. Postavljanje vremenskog ograničenja za svaku temu održat će sastanak u pokretu.

  • Dopustite barem 5 minuta da neka stavka omogući produktivnu raspravu.
  • Dajte više vremena za važnije stavke.
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 5
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 5

Korak 5. Uključite vrijeme za raspravu i pitanja na kraju sastanka

Uvijek uključite 5-10 minuta na kraju dnevnog reda kako bi ljudi postavljali pitanja ili pojašnjavali bilo što sa sastanka. Ako ljudi znaju da imaju vremena za detaljnije objašnjenje ili postavljanje pitanja na kraju sastanka, sastanak će se odvijati učinkovitije.

To je također dobra prilika da pitate je li nekome nejasno bilo što o čemu se razgovaralo na sastanku

Metoda 2 od 3: Učinkovito provođenje sastanka

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 6
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 6

Korak 1. Podijelite tiskane kopije dnevnog reda na početku sastanka

Ispišite kopije dnevnog reda sastanka koje ćete dati sudionicima kako bi svi mogli vidjeti raspored i što će sastanak sadržavati. Pobrinite se da svi na sastanku dobiju kopiju.

  • Postavite hrpu dnevnih redova blizu ulaza kako bi ih ljudi mogli zgrabiti pri ulasku.
  • Tiskane kopije dnevnog reda mogu pomoći ljudima da se usredotoče na sastanak jer znaju strukturu sastanka.
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 7
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 7

Korak 2. Odredite 1 osobu za službenog bilježnika

Kako bi svi bili usredotočeni na raspravu i ne brinuli se o zapisivanju važnih točaka, odredite 1 osobu koja će bilježiti. Odaberite nekoga tko dobro radi bilješke ili neka netko tko nije povezan sa sastankom, poput tajnice ili drugog suradnika, sjedne na sastanak kako bi vodio bilješke.

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 8
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 8

Korak 3. Raspravljajte o jednom pitanju kako biste zadržali fokus na toj temi

Neka bude jasno da će se sastanak fokusirati na jednu temu odjednom prije nego što prijeđete na drugu temu. Ljudima je lako izgubiti fokus na temu i na sastanku početi raspravljati ili razmišljati o drugim točkama rasprave.

Možete reći nešto poput: "Imamo mnogo toga za pokriti, pa idemo rješavati svaku stavku jednu po jednu kako se ne bismo izgubili."

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 9
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 9

Korak 4. Potaknite ljude da napišu pitanja koja će postaviti na kraju

U interesu vremena, zamolite ljude da zapišu sva svoja pitanja kako bi se o njima moglo razgovarati na kraju sastanka. To će spriječiti da vam sastanak prekinu pitanja i učinit će ga učinkovitijim.

Često se na sastanke može dobiti odgovor na pitanja ljudi, tako da zapisivanje pitanja može uštedjeti vrijeme i zadržati ljude usredotočenima na sastanak

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 10
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 10

Korak 5. Dodijelite stavke radnji kako se pojavljuju

Kad se na sastanku pojavi projekt ili zadatak, dodijelite ga osobi koja je najbolje opremljena za to. Jedan od najvažnijih aspekata sastanka su radnje koje se dijele sudionicima. Bez naknadnih zadataka, sastanak je uglavnom bio samo rasprava. Moraju se poduzeti mjere kako bi sastanak bio učinkovit.

Savjet:

Postavite rok za izvršavanje zadatka ili za izvješće o statusu stavke. Rokovi čine da se ljudi više osjećaju sklonima slijediti radnju.

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 11
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 11

Korak 6. Uključite sve u raspravu

Mnogi ljudi su introvertirani i ne vole govoriti pred ljudima, ali često imaju valjana i korisna mišljenja i informacije. Pitajte ljude kako nešto izgleda iz njihove perspektive. Postavljajte pitanja koja potiču dublju raspravu kako bi potaknuli ljude na razgovor.

  • Ako je na sastanku samo jedna osoba iz računovodstvenog odjela, oni bi se mogli osjećati kao da su se zaposlili. Da biste im dali svoj doprinos, pitajte ih nešto poput: "Kako ovo izgleda iz računovodstvene perspektive?"
  • Umjesto da postavljate ravna pitanja poput: "Što mislite?" Postavljajte dublja pitanja koja potiču raspravu poput: "Zašto mislite da je to tako?" ili "Možete li proširiti zašto mislite da je to tako?"
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 12
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 12

Korak 7. Držite se dnevnog reda kad rasprava skrene s teme

Sastanci se često mogu poremetiti raspravama koje idu izvan teme i mogu pojesti puno vremena. Kad god vidite da tema ili rasprava gubi fokus, zavladajte sastankom koristeći dnevni red kako biste se vratili na pravi put.

Recite nešto poput: „Gle, ovo je stvarno zanimljivo, ali fokusirajmo se na ciljeve i teme rasprave sastanka. Možda bismo o tome mogli razgovarati više na kraju ili poslije.”

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 13
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 13

Korak 8. Na kraju ponovite stavke koje se mogu poduzeti na sastanku

Kad se sastanak bliži kraju, uvijek završite sažetkom bilješki i prođite kroz radnje o kojima je bilo riječi. Pobrinite se da tko god je dobio neku stavku zna što treba učiniti i kada to mora učiniti.

Dajte posjetiteljima priliku postaviti pitanja ili pojasniti stavku

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 14
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 14

Korak 9. Pomoću anonimnih obrazaca za povratne informacije dajte ljudima glas

Obavijestite prisutne da im planirate osigurati obrasce koji će vam reći koliko je sastanak bio učinkovit. Anonimni obrazac za povratne informacije izvrstan je način da se ljudi osjećaju ugodno iznoseći svoja mišljenja. Ne vrijeđajte se na kritiku. Ako se na sljedećem sastanku nešto može učiniti bolje, učinite to!

Želite da se ljudi osjećaju kao da vam mogu reći ako imaju problema s vašim sastankom, a zbog mogućnosti da vam to kažu anonimno može se osjećati dovoljno ugodno da vas kritizira

Metoda 3 od 3: Upravljanje vremenom sastanka

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 15
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 15

Korak 1. Zakažite sastanak za vrijeme koje je svima najpogodnije

Za maksimalan angažman vaših posjetitelja, izbjegavajte zakazivanje sastanka za vrijeme nečije pauze za ručak ili van radnog vremena. Odaberite vrijeme u kojem će ljudi biti najviše usredotočeni i neće biti frustrirani neugodnostima.

Savjet:

Zakažite sastanke za brainstorming ujutro kada je sposobnost ljudi za kreativno razmišljanje najveća. Sastanke za rješavanje problema najbolje je zakazati kasnije popodne kada su umovi ljudi opušteniji i ne ometaju ih zadaće koje trebaju obaviti tog dana.

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 16
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 16

Korak 2. Počnite i završite sastanak na vrijeme

Kasni početak sastanka može isprazniti energiju prostorije od početka sastanka. Sudionici vašeg sastanka gledat će vas kao primjer, stoga postavite dobar dolaskom na vrijeme. Također ne želite da se ljudi na vašem sastanku pitaju kada će to ikada završiti. Određeno vrijeme završetka zadržat će ljude usredotočenima i angažiranima.

Definitivno vrijeme završetka također će brže vratiti ljude na posao

Pokrenite učinkovit sastanak Korak 17
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 17

Korak 3. Postavite očekivanje da se svi trebaju usredotočiti na sastanak

Započnite sastanak objavom da planirate slijediti dnevni red sastanka i da očekujete punu pozornost svih. Napomenite da je dnevni red na kraju sastanka rezervirao neko vrijeme za pitanja i raspravu.

  • Odložite prijenosna računala i dokumente koji nisu povezani sa sastankom.
  • Korištenje pametnog telefona za provjeru e -pošte tijekom sastanka ponekad može biti korisno. No držite telefone podalje ako nisu potrebni.
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 18
Pokrenite učinkovit sastanak Korak 18

Korak 4. Provjerite sobu svakih 10 minuta

Sastanci ponekad mogu biti pomalo dosadni, a prosječan raspon pažnje osobe je oko 10 minuta. Kako biste sve zadržali, provjerite sa svima u prostoriji kako biste bili sigurni da obraćaju pozornost i da ih prate.

S vremena na vrijeme odvojite trenutak i pitajte stvari poput: „Kako su svi? Ima li pitanja?" To vam daje priliku da vidite koliko su ljudi u prostoriji angažirani, a također i pojačava ljude ako znaju da gledate i razgovarate s njima

Preporučeni: