Kada predsjedate sastankom, pozivanje sastanka po narudžbi je očekivanje. Nekim se ljudima ovaj zadatak čini zastrašujućim, osobito ako su tek počeli s tim. Govoriti pred grupom može biti teško, ali postaje lakše kad počnete. Iako se u početku možete osjećati nervozno, sazivanje sastanka po narudžbi jednostavan je zadatak kada savladate pokazivanje profesionalnosti na sastanku, isticanje samopouzdanja pomoću govora tijela i održavanje dobrog držanja.
Koraci
1. dio od 3: Pokazivanje profesionalnosti na sastanku
Korak 1. Dobrodošli ljudi dok stignu
Ovo je izvrsna prilika za postavljanje tona, poticanje ljudi na glas i usmjeravanje ljudi na prostor za sjedenje.
- Neka vaš govor tijela bude ležeran, smiješeći se i krećući se prema ulaznom putu.
- Koristite ležerne pozdrave. Možete pokušati jednostavnim, “Dobro jutro. Kako si?"
Korak 2. Razgovarajte malo
Vodite kratke, ležerne razgovore s sudionicima. Ne zaboravite da vaše teme budu profesionalne.
- Upotrijebite mali razgovor kako biste na opušten način uspostavili svoju ulogu predsjedavajućeg. Ovo je vaša prilika da razgovarate sa sudionicima u vašoj službenoj ulozi domaćina sastanka. Recite: "Jeste li vidjeli članak s vijestima o sigurnijoj opremi igrališta za parkove?"
- Odaberite teme povezane s dnevnim redom sastanka tako da možete nježno pomaknuti sudionike prema cilju sastanka. Na primjer, ako je vaš sastanak vezan uz usluge parkova, odaberite teme poput nedavnih poboljšanja parka ili priča koje se događaju u parku.
Korak 3. Počnite na vrijeme
Postavite točno vrijeme početka i predviđeno vrijeme završetka. Držite se svog rasporeda jer odgađanje početka sastanka organizaciju košta vrijeme svakog pojedinca koji sjedi i čeka.
- Ako netko ključan za vaš sastanak nije stigao ili vam nedostaje potreban kvorum, obratite se svojim sudionicima da ih obavijeste o kašnjenju u dolasku te osobe. Započnite sastanak i iskoristite vrijeme odgode kao otvoreni forum. Usmjerite raspravu tako da ljudi ne sjede i čekaju.
- Imajte na umu da ako počnete kasno, postoji vjerojatnost da će ljudi ipak otići u izvorno zakazano vrijeme završetka jer su možda zakazali druge sastanke ili aktivnosti za kasnije tijekom dana.
Korak 4. Ustanite
Kad dođe vrijeme za početak sastanka, ustanite sa svog mjesta kako biste privukli pozornost prisutnih i dali znak da ćete početi. Stojeći govorite da vi upravljate prostorijom.
Korak 5. Pozdravite prisutne
Počnite govoriti s općenitom uvodnom riječi. To označava početak sastanka i skreće pozornost svima koji su još uvijek zaokupljeni sporednim razgovorom ili aktivnostima izvan zadataka, poput pomicanja kroz poslovnu e-poštu na mobitelu.
- Na primjer, recite: „Dobro jutro. Hvala vam što ste nam se pridružili danas.”
- Izbjegavajte neformalne pozdrave, poput "Hej, svima". Time ćete postaviti pogrešan ton.
Korak 6. Predstavite se
Ukratko navedite svoje ime i navedite svoj položaj. Čak i ako vas posjetitelji poznaju, važno je utvrditi da ste predsjedavajući. Ovo je ujedno i vrijeme za predstavljanje bilo kojeg govornika.
Korak 7. Najavite poziv za naručivanje
Kao predsjedavajući, vi ste odgovorni za utvrđivanje vremena početka evidencije. Zapisnici počinju nakon službenog poziva na naručivanje. Kao dio vašeg poziva na naručivanje, također ćete navesti datum i vrijeme snimanja.
- Na službenom sastanku recite: "Sazivam ovaj sastanak po rasporedu u 11.30 sati u četvrtak, 4. svibnja 2017."
- Ako je vaš sastanak neformalan, možete promijeniti govor, ali je ipak važno navesti da je sastanak počeo. Umjesto da kažete da je sastanak sazvan po redu, mogli biste reći: "Ovaj sastanak započinjemo u 11.30 sati u četvrtak, 4. svibnja 2017."
Korak 8. Navedite svrhu sastanka
Podsjetite prisutne na cilj sastanka. Kao predsjedatelj, vaša je odgovornost pobrinuti se da svi razumiju što se očekuje od sastanka i da su svi na zadatku za vrijeme trajanja sastanka.
- Recite: "Danas smo ovdje kako bismo odabrali boju za nove klupe u parku Quiet Pines."
- Vaša svrha treba biti navedena u 1-2 rečenice.
Korak 9. Provedite sastanak
Sjednite i slijedite dnevni red za nastavak sastanka. Kao predsjedavajući sastanka, trebali biste osigurati da sastanak ostane na zadatku i da se čuje svačiji doprinos.
- Koliko kontrole nad sastankom imate kao predsjedavajući ovisit će o vašem osobnom stilu i kulturi vaše organizacije.
- Kad sastanak počne, vaš poziv na narudžbu je dovršen.
SAVJET STRUČNIKA
Gene Linetsky, MS
Startup Founder & Engineering Director Gene Linetsky is a startup founder and software engineer in the San Francisco Bay Area. He has worked in the tech industry for over 30 years and is currently the Director of Engineering at Poynt, a technology company building smart Point-of-Sale terminals for businesses.
Gene Linetsky, MS
Osnivač pokretanja i inženjerski direktor
Držite se svog vremenskog ograničenja.
Gene Linetsky, osnivač startupa, kaže:"
Dio 2 od 3: Pokazivanje povjerenja pomoću govora tijela
Korak 1. Uspostavite kontakt očima
Kontakt očima povećava pažnju, čini vas uočljivijima i uvjerava ljude da je važno ono što govorite.
- U okruženju sastanka premjestite pogled po prostoriji dok govorite, uspostavljajući kontakt očima sa svakom osobom dok vaš pogled prelazi preko prostorije.
- Ako vam je neugodno, umjesto toga pogledajte središte njihova nosa.
- Unaprijed se ugodite kontaktu očima vježbajući na svojim prijateljima, obitelji i suradnicima. Počnite tako što ćete gledati u njihova čela, a zatim se pomaknite do središta njihova nosa. Konačno, uspostavite kontakt očima nekoliko sekundi, polako napredujući u dosljedan kontakt očima dok govorite.
Korak 2. Nemojte se vrpoljiti
Stajanje ili mirno sjedenje govori da ste sigurni, stoga pronađite ravnotežu.
- Mnogo se krećete i vrpoljite sugerira da ste nervozni ili zabrinuti, potkopavajući vaš autoritet.
- Držite ruke usredotočene na zadatak, poput rukovanja ili bilježenja dnevnog reda.
Korak 3. Govorite normalnim tempom
Nervozni ljudi imaju tendenciju da brzo govore, pa vodite računa o svom govoru. Prenesite samopouzdanje govoreći mirno i glasno.
Korak 4. Ostanite otvoreni
Ruke držite sa strane. Zabrinuti ljudi često prekriže ruke ili pokušavaju pokriti lice.
Korak 5. Nagnite se
Kada razgovarate s nekim, nagnite se prema njemu kako biste pokazali da vas zanima ono što govore i da ste aktivni u razgovoru. To pokazuje da prepoznajete ono što drugi donose na stol i da se ne bojite čuti alternativna gledišta.
Korak 6. Postavite ton
Kao predsjedavajući, vaš stav diktira stav cijelog sastanka. Da biste imali uspješan sastanak, pristupite svojoj ulozi predsjedavajućeg s profesionalnošću i optimističnim pogledom. Govorom tijela prenesite prisutnima da očekujete profesionalizam.
- Nasmiješite se dok govorite o ciljevima, planovima ili odgovornostima organizacije.
- Pokreti dok govorite.
- Recite: "Imamo sjajnu priliku odražavati misiju naše organizacije kroz novi program o kojem smo došli razgovarati."
3. dio od 3: Održavanje dobrog držanja
Korak 1. Ispravite leđa
Zamislite da vas žica vuče ravno prvi je korak u održavanju dobrog držanja. Dobro držanje pokazuje samopouzdanje i daje vam zapovjednu prisutnost.
- Vježbajte uspravno da vam to postane navika.
- Uvucite trbuh i neka vam ruke vise sa strane.
- Ramena gurnite unatrag. Trebali biste osjetiti kako vam se lopatice stežu kao da se povlače jedna prema drugoj.
Korak 2. Gledajte naprijed
Držite glavu ravno. Da biste imali dobro držanje, ušne resice trebaju biti ujednačene s ramenima.
- Ne gurajte glavu naprijed. Želite pokazati da ste samouvjereni, a ne pretjerano željni.
- Ne gledajte prema dolje, što vas može natjerati da se sagnete.
Korak 3. Izbjegavajte njihanje
Držite noge čvrsto postavljene. Iako možete premjestiti težinu s jedne noge na drugu kada dugo stojite, ovo bi trebao biti suptilan pomak, a ne njihanje.
Savjeti
- Dobar predsjednik održava red fokusirajući se na ciljeve odbora, a ne na povećanje njihovog osobnog položaja.
- Počnite i završite na vrijeme.
- Držite se profesionalnog ponašanja prije, za vrijeme i nakon sastanka.