Kako voditi sastanak (sa slikama)

Sadržaj:

Kako voditi sastanak (sa slikama)
Kako voditi sastanak (sa slikama)

Video: Kako voditi sastanak (sa slikama)

Video: Kako voditi sastanak (sa slikama)
Video: Kako kreirati ZOOM sastanak? 2024, Ožujak
Anonim

Poslovni rad, osobito u uredskom okruženju, zahtijeva određeni stupanj suradnje. Na primjer, važne odluke često zahtijevaju viđenje više od jedne osobe, a za važan posao često je potrebna stručnost više ljudi. Sastanci su jedan od načina da suradnju učinimo strukturiranom i organiziranom, ali bez osjećaja svrhe ili kontrole, sastanci lako mogu postati predugi i neučinkoviti. Znajući kako planirati, pripremiti i voditi sastanak kojem predsjedate može napraviti razliku između učinkovitog sastanka i uzaludnog sastanka.

Koraci

1. dio od 3: Priprema za sastanak

Predsjedajte sastankom Korak 1
Predsjedajte sastankom Korak 1

Korak 1. Razgovarajte o predstojećem sastanku sa svojim sudionicima

Kad saznate da ćete predsjedati predstojećim sastankom, jedna od prvih stvari koju trebate učiniti je potrošiti malo vremena na razgovor s ljudima koji će doći (osobito na visoke ili važne osobe). Pitajte ih postoji li nešto o čemu bi posebno htjeli razgovarati na sastanku. Zabilježite njihove odgovore i upotrijebite ih za usmjeravanje pri pisanju dnevnog reda.

Pitati svoje sudionike o onome o čemu bi željeli razgovarati pametan je potez ne samo zato što olakšava pisanje dnevnog reda, već i zato što ih uključuje u proces sastanka prije nego što je uopće započeo. Vjerojatnije je da će ljudi prisustvovati sastancima i obratiti im pažnju ako znaju da će se rješavati pitanja koja su im važna

Predsjedajte sastankom Korak 2
Predsjedajte sastankom Korak 2

Korak 2. Napišite i distribuirajte dnevni red

Dnevni red sastanka može biti vrijedan alat ne samo za predsjedavajućeg sastanka, već i za prisutne goste. Dnevni red sadrži vrijedne informacije o sastanku, na primjer kada će biti, gdje će se održati i tko će mu prisustvovati. Ono što je najvažnije, oni također ocrtavaju sve predviđene teme za raspravu, dopuštajući svima da se pripreme. Pošaljite svoj sastanak prije samog sastanka - što je vaš sastanak važniji, prije biste ga trebali poslati.

Jedna stvar koju bi vaš dnevni red definitivno trebao sadržavati je približni rok za svaku temu rasprave. Unaprijed određen okvirni raspored uvelike olakšava održavanje sastanka na dobrom putu. Iako neke stavke na vašem dnevnom redu mogu trajati dugo (a druge kratko), raspored znatno olakšava praćenje tih stavki i njihovo prilagođavanje

Predsjedajte sastankom Korak 3
Predsjedajte sastankom Korak 3

Korak 3. Istražite teme rasprave i sve prethodne sastanke

Ljudi koji prisustvuju vašem sastanku možda nisu u toku sa svim temama o kojima planirate razgovarati-neki možda nisu prisustvovali prošlim sastancima, dok su drugi jednostavno zaboravili. Kao predsjedavajućem sastanku, dobra je ideja znati dosadašnju povijest rasprave. Pokušajte razgovarati s ljudima koji su prisustvovali prethodnim važnim sastancima kako biste saznali sve važne nedovršene poslove kojima biste se trebali obratiti na sastanku. Možda ćete također htjeti zatražiti zapisnike prošlih sastanaka od službenog zapisničara koji će vam pomoći u planiranju.

Zapisnici s prethodnih sastanaka mogu vam biti važan izvor kao predsjedavajućem. Oni sažimaju rasprave i odluke koje su se dogodile tijekom prošlih sastanaka, čineći relativno brzim i lakim ubrzanje. Možda ćete čak htjeti svojim sudionicima podijeliti važne zapisnike sa sastanaka dnevnog reda

Predsjedajte sastankom Korak 4
Predsjedajte sastankom Korak 4

Korak 4. Pripremite prostor za sastanke unaprijed

Na dan vašeg sastanka pobrinite se da soba ili mjesto u kojem se namjeravate sastati bude čista, prezentabilna i spremna za smještaj vaših sudionika. Morat ćete se uvjeriti da sve tehnološke komponente sastanka (poput prezentacija, projektora, ekrana itd.) Funkcioniraju ispravno i da su potpuno spremne za rad - tehnički zastoji mogu izgubiti dragocjeno vrijeme i dovesti vaš sastanak u kolotečinu.

Ako koristite elektroničku prezentaciju (poput PowerPointa itd.), Odvojite trenutak da se upoznate s daljinskim upravljačem ili klikerom koji ćete koristiti za kretanje po slajdovima. Ne želite gubiti vrijeme na petljanje sa svojim kontrolama kada biste mogli raspravljati o važnim pitanjima

Dio 2 od 3: Djelujući kao predsjedavajući tijekom sastanka

Predsjedajte sastankom Korak 5
Predsjedajte sastankom Korak 5

Korak 1. Nazovite sastanak radi naručivanja

Kad sastanak dosegne predviđeno vrijeme početka i svi prisutni (ili barem svi važni) budu prisutni, privucite pozornost svih u prostoriji. Predstavite se kao predsjedavajući i navedite svrhu sastanka. Odredite predviđeni vremenski okvir za sastanak tako što ćete obavijestiti sve o završnom vremenu za koje snimate - možete trčati dugo ili kratko, ali navođenje predviđenog vremenskog ograničenja unaprijed pomaže u održavanju sastanka na putu. Ako neki od sudionika nisu međusobno upoznati, odvojite trenutak da provedete kratku prozivku i predstavite važne sudionike.

Imajte na umu da neke tvrtke i organizacije imaju stroge, regulirane procedure za otvaranje i vođenje sastanka. Na primjer, Američka federacija državnih, županijskih i općinskih uposlenika (AFSCME) koristi sustav koji se zove Robertova pravila o redoslijedu koji uključuje pozivanje sastanka na red udaranjem batina i vrlo specifična pravila za uvođenje i donošenje prijedloga

Predsjedajte sastankom Korak 6
Predsjedajte sastankom Korak 6

Korak 2. Sažmite relevantne točke s prethodnih sastanaka

Na početku sastanaka koji su dio dugog, tekućeg projekta, htjet ćete nakratko upoznati sve prisutne sa stanjem projekta do sada tako što ćete brzo sažeti sve relevantne događaje ili odluke s prethodnih sastanaka. Možda svi prisutni ne znaju toliko o temama rasprave kao vi, pa brzo približavanje svih ljudi može uvelike doprinijeti tome da vaš sastanak postane učinkovit i učinkovit.

  • Umjesto da sami sažimate prethodne sastanke, možda biste htjeli da službeni zapisničar ili zapisničar pročita zapisnike s prethodnih sastanaka kako bi sažetak dobio osjećaj formalnosti.
  • Također možete razmisliti o čitanju svih važnih prepiski ili komunikacija koje su se dogodile od prethodnog sastanka.
  • Imajte na umu da ako polaznicima dostavite kopije zapisnika/prepiske, čitanje naglas općenito nije potrebno.
Predsjedajte sastankom Korak 7
Predsjedajte sastankom Korak 7

Korak 3. Dopustite važnim sudionicima da izvještavaju o stanju stvari

Zatim, dopustite ljudima sa relevantnim znanjem da obavijeste skupštinu o novim ili nedavnim kretanjima koja su se dogodila od zadnjeg sastanka. To može biti gotovo sve - na primjer, ovdje se mogu riješiti novi problemi s kojima se suočava vaše poduzeće ili organizacija, promjene osoblja, razvoj projekata i promjene strategije. Sudionici sastanka također će htjeti čuti o rezultatima bilo kakvih konkretnih radnji koje su poduzete zbog odluka donesenih na posljednjem sastanku.

Predsjedajte sastankom Korak 8
Predsjedajte sastankom Korak 8

Korak 4. Obratite se svakom nedovršenom poslu

Ako postoje problemi koji ostaju neriješeni ili odluke koje nisu donesene na zadnjem sastanku, potrudite se riješiti ih prije nego prijeđete na nove probleme. Što se stariji problemi odgađaju, manje će bilo koji sudionik htjeti preuzeti odgovornost za njih, pa pokušajte tijekom sastanka otkriti i riješiti sve dugotrajne nedovršene poslove. Obično se nedovršeni posao posebno bilježi kao "neodlučan" ili "uvršten za buduću raspravu" u zapisnicima s prethodnih sastanaka.

  • Ovisno o kulturi i pravilima u kojima radite, vaše poduzeće ili organizacija mogu imati posebne postupke za donošenje odluke - na primjer, sudionici sastanka možda će jednostavno morati postići većinski konsenzus ili se može postaviti zadatak odabranoj skupini visokopozicioniranih pojedinaca sa svim odlukama.
  • Imajte na umu da su neke stvari prevelike da bi se dovršile između sastanaka. Ne morate se nužno zadržavati na napretku dugoročnih projekata koji još nisu završeni. Trebali biste, međutim, donijeti odluke ili projekte gdje je potrebna trenutna radnja.
Predsjedajte sastankom Korak 9
Predsjedajte sastankom Korak 9

Korak 5. Obratite se svakom novom poslu

Zatim iznesite nove probleme, brige i pitanja o kojima je potrebno razgovarati. To bi trebale biti stvari koje prirodno proizlaze iz razvoja događaja koji se dogodio između prethodnih susreta i sadašnjosti. Pokušajte od sudionika dobiti konkretne i definitivne odluke - što više stavki ostavite neodlučnim, to ćete morati donijeti još nedovršenih poslova na sljedećem sastanku.

Predsjedajte sastankom Korak 10
Predsjedajte sastankom Korak 10

Korak 6. Sažmite zaključke sastanka

Kad se pozabavite svim prošlim i sadašnjim poslovima, odvojite trenutak da sažete zaključke sastanka za sve prisutne. Podijelite rezultate svih donesenih odluka i, ako je potrebno, opišite konkretne radnje koje će sudionici očekivati poduzeti prije sljedećeg sastanka.

Ovaj korak je presudan - vaša je posljednja prilika da svi napustite sastanak znajući točno gdje stoje vaši projekti i što se od njih očekuje

Predsjedajte sastankom Korak 11
Predsjedajte sastankom Korak 11

Korak 7. Završite postavljanjem temelja za sljedeći sastanak

Na kraju, recite svima što mogu očekivati za sljedeći sastanak i, ako ste to već počeli planirati, recite im kada i gdje očekuju da će to biti. To polaznicima daje osjećaj kontinuiteta od jednog važnog projekta ili odluke do sljedeće i daje im vremenski okvir za napredovanje ili dovršenje dodijeljenih zadataka.

Imajte na umu da ne morate nužno planirati drugi sastanak ako se na svom sadašnjem obratite svim prošlim i sadašnjim poslovima. Međutim, ako ima dovoljno nedovršenih poslova koji opravdavaju buduću raspravu ili čekate da vidite kako će se određeni projekti razvijati, to je vjerojatno dobra ideja

Dio 3 od 3: Učinkovito vođenje sastanka

Predsjedajte sastankom Korak 12
Predsjedajte sastankom Korak 12

Korak 1. Vodite raspravu, ali nemojte njome dominirati

Jedna od vaših uloga kao predsjedatelja sastanka je održavati diskusiju u toku i na zadatku. Vaša uloga nije nuditi mišljenje o svakom pojedinom pitanju ili držati raspravu točno određenim rasporedom. Imajte određenu fleksibilnost. Dopustite ostalim sudionicima da slobodno govore i dopustite da se otvore nove teme rasprave čak i ako nisu na dnevnom redu. Možda ćete otkriti da morate suptilno prekinuti ili promijeniti određene teme razgovora kako biste raspravu zadržali na svom putu, ali ne biste se trebali osjećati kao da morate kontrolirati svaki aspekt sastanka. Uostalom, to je proces suradnje.

Kako sastanak napreduje, pazite na svoj dnevni red. Ako zaostajete, možda ćete u interesu vremena morati preskočiti određene teme rasprave ili ih staviti na kasnije. Nemojte se bojati to učiniti ako su teme o kojima se raspravlja vrlo važne

Predsjedajte sastankom Korak 13
Predsjedajte sastankom Korak 13

Korak 2. Potaknite sve sudionike na sudjelovanje

Kao predsjedavajući sastanka, vaš je posao osigurati otvorenu, produktivnu raspravu. Ako primijetite da se određeni sudionici koji imaju znanje relevantno za problematiku ne otvaraju grupi, potaknite ih na razgovor. Ne morate ih izazivati niti ih izravno prozivati - jednostavno reći nešto poput: "Mislim da bi stručnost gospođe Smith ovdje bila korisna" odličan je način da se angažiraju manje aktivni članovi sastanka.

Predsjedajte sastankom Korak 14
Predsjedajte sastankom Korak 14

Korak 3. Neka svi razumiju o čemu se raspravlja

Može biti teško zapamtiti da nemaju svi koji prisustvuju sastanku jednaku količinu iskustva ili znanja u temama za raspravu. Kako biste bili sigurni da su svi koji prisustvuju sastanku mudro proveli svoje vrijeme, iskoristite priliku da nakratko pojednostavite složena pitanja ili teme kada se pojave. Polaznici slabijeg znanja to će nesumnjivo cijeniti.

Predsjedajte sastankom Korak 15
Predsjedajte sastankom Korak 15

Korak 4. Nemojte zanemariti teška ili neugodna pitanja

Ako nadležni predsjedavajući ne drži pod kontrolom, sastanci mogu biti izrazito neproduktivni. Potrudite se da se riješi svako važno pitanje o kojem ste došli razgovarati. Ne dopustite sudionicima zamjenu krivice ili nudite nejasne izgovore za probleme koji nisu riješeni. Pokušajte odrediti i dobiti odgovore na pitanja koja nitko ne želi riješiti. Iako to nije nužno ono što će svaki sudionik poželjeti, upravo su ovakva neugodna pitanja upravo ona na koja je potrebno najviše odgovoriti kako bi sastanak bio što učinkovitiji.

Pobrinite se da se važne odluke zabilježe (ako imate službene zapisničare ili zapisničare, dodijelite im ovaj zadatak). Ako ćete se truditi postavljati teška pitanja, pobrinite se da odgovori koje dobijete budu dobro dokumentirani

Predsjedajte sastankom Korak 16
Predsjedajte sastankom Korak 16

Korak 5. Pratite svoje vrijeme

Postoji razlog zašto su sastanci na lošem glasu - za mnoge se smatraju ozbiljnim gubitkom vremena. Kako biste spriječili da vaš sastanak potraje, upotrijebite svoju moć kao stolica kako biste nastavili raspravu. Nemojte se bojati iznijeti određene nevažne teme ili razgovore do kasnijeg datuma ako vam se čini da vaš sastanak traje dulje nego što ste očekivali. Budite spremni i voljni prilagoditi svoj raspored u hodu kako biste bili sigurni da nitko od dragocjenog vremena vaših posjetitelja neće biti uzalud potrošen.

Preporučeni: