Kako napisati poslovno pismo kupcima (s uzorcima pisama)

Sadržaj:

Kako napisati poslovno pismo kupcima (s uzorcima pisama)
Kako napisati poslovno pismo kupcima (s uzorcima pisama)

Video: Kako napisati poslovno pismo kupcima (s uzorcima pisama)

Video: Kako napisati poslovno pismo kupcima (s uzorcima pisama)
Video: Motivaciono pismo - Dobar primer koji će vas izdvojiti od ostalih kandidata 2024, Ožujak
Anonim

Kad posjedujete tvrtku, vjerojatno ćete morati pisati pisma svojim klijentima. Možda pišete kako biste im javili nove događaje ili akcije, ili možda odgovarate na pritužbu korisnika u ime svoje tvrtke. Bez obzira na razlog pisma, uvijek morate održavati profesionalni ton.

Koraci

Uzorci poslovnih pisama

Image
Image

Uzorak pisma kojim se najavljuje novo poslovanje

Image
Image

Uzorak poslovnog pisma zahvale

Image
Image

Uzorak pisma izvinjenja iz poslovanja

1. dio od 2: Oblikovanje poslovnog pisma

Napišite poslovno pismo kupcima Korak 1
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 1

Korak 1. Upotrijebite profesionalni memorandum

Poslovno pismo bit će prikaz vaše tvrtke. Stoga bi trebao izgledati izrazito i kvalitetno. Također bi trebao sadržavati logotip ili robnu marku vaše tvrtke.

Zaglavlja možete stvoriti pomoću unaprijed dizajniranih predložaka zaglavlja u boji u programu Microsoft Word. U zaglavlju svakako upotrijebite svoj postojeći logotip ili robnu marku

Napišite poslovno pismo kupcima Korak 2
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 2

Korak 2. Otvorite program za obradu teksta

Uvijek biste trebali upisati poslovno pismo na računalu.

  • Izradite novi dokument i postavite margine od 1 inča za dokument.
  • Koristite font s serifom poput Times New Roman, Georgia ili Ariel. Koristite font koji nije veći od 12 točaka, ali ne manji od 10 točaka. Slovo ne bi trebalo biti teško čitati zbog izbora fonta ili veličine fonta.
  • Provjerite je li dokument postavljen na jedan razmak.
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 3
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 3

Korak 3. Postavite obrazac bloka

Blok obrazac je najčešći format koji se koristi za poslovna pisma. Također je najjednostavniji za postavljanje i praćenje. Svaki naslov mora biti poravnat lijevo i između svakog naslova trebao bi biti jedan razmak. Počevši od vrha dna dokumenta, vaše poslovno pismo mora imati sljedeće naslove:

  • Današnji datum ili datum kada šaljete pismo. Datum je važan jer se može koristiti za vaše zapise i zapise primatelja. Također, može imati zakonsku upotrebu. Stoga provjerite je li točan.
  • Adresa pošiljatelja. Ovo je vaša adresa, oblikovana u standardnom stilu adrese. Ako se vaša adresa već nalazi na zaglavlju, ovaj naslov možete preskočiti.
  • Unutrašnja adresa. Ovo je ime i adresa osobe kojoj pišete. Korištenje gospodina/gospođe nije obavezno. Tako, na primjer, ako ste pisali Nini Brown, možete ostaviti gđu/gospođicu bez njezinog imena ako niste sigurni koje je njezino bračno stanje.
  • Pozdrav. To može biti “Draga gospođo Brown” ili “Draga Nina Brown”. Ako niste sigurni tko će čitati pismo, upotrijebite “Poštovani gospodine ili draga gospođo”. Također možete upotrijebiti “Koga to može zabrinuti”, ali samo kao posljednje sredstvo ako nemate pojma tko je vaša publika.
  • Telo pisma. Na to ćemo se više usredotočiti u sljedećem odjeljku članka.
  • Zatvaranje pisma, s potpisom. Ovo bi moglo biti "S poštovanjem" ili "Lijep pozdrav".

Dio 2 od 2: Pisanje poslovnog pisma

Napišite poslovno pismo kupcima Korak 4
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 4

Korak 1. Identificirajte svoju publiku

Ton slova uvijek bi trebao ostati profesionalan, bez obzira na publiku. No, vjerojatno ćete svoj jezik ili odabir riječi prilagoditi onom kome pišete. Ako pišete odjelu za ljudske resurse u drugom poslu, možda ćete morati koristiti službeniji jezik. No, ako pišete određenom korisniku, možete koristiti neformalniji ili ležerniji jezik.

  • Identificiranje svoje publike također znači da ćete izbjeći zbunjivanje svoje publike. Izbjegavajte korištenje terminologije koju vaš čitatelj neće razumjeti. Na primjer, kupac vjerojatno neće znati akronime koji se koriste za svemirski program u vašoj tvrtki, stoga ih izbjegavajte koristiti u pismu.
  • Pravilo broj jedan za pisanje dobrog poslovnog pisma je biti jasan, sažet i uljudan.
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 5
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 5

Korak 2. Navedite svrhu pisma u prvom retku

Razmotrite svrhu pisma. Želite li obavijestiti svoje klijente o novoj lokaciji u novom dijelu grada? Treba li podsjetiti kupca na neplaćeni račun ili nepodmireni dug? Ili odgovoriti na žalbu kupca? Imajući na umu ovu svrhu, napravite prvi redak koji čitatelju odmah daje do znanja o čemu će se pismu raditi. Nemojte biti neodređeni u pogledu svrhe pisma. Prerezati na potjeru.

  • Počnite koristiti "I" ako iznosite svoje mišljenje kao vlasnik tvrtke. Koristite "mi" ako pišete u ime tvrtke ili organizacije.
  • Usredotočite se na izravnu izjavu poput: "Pišemo da bismo vas obavijestili" ili "Pišemo kako bismo zatražili". Također možete koristiti izjavu "I" ako pišete kao vlasnik tvrtke. Kao što su: "Kontaktiram vas jer" ili "Nedavno sam čuo za … i želio bih znati više o …"
  • Na primjer, vi (vlasnik tvrtke) pišete Nini Brown o neplaćenom računu od prošlog mjeseca. Započnite pismo s: "Kontaktiram vas jer imate nepodmireni dug na računu od ožujka 2015."
  • Ili ste zaposlenik u tvrtki i pišete kao odgovor na pritužbu kupaca na svemirski program tvrtke. Započnite pismo s: "Primili smo vašu žalbu na naš svemirski program na Marsu."
  • Možda pišete kako biste obavijestili čitatelja da su pobijedili na natječaju ili da su dobili mjesto u diplomskom studiju. Počnite s izrazom poput: "Drago mi je što vas mogu obavijestiti …" Ili "S veseljem vas možemo obavijestiti …".
  • Ako donosite loše vijesti, počnite s frazom poput: "Žao nam je što vas moramo obavijestiti …". Ili: "Nakon pomnog razmatranja, odlučio sam da ne …".
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 6
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 6

Korak 3. Koristite aktivni, a ne pasivni glas

U zajedničkom govoru cijelo vrijeme koristimo pasivni glas. No, pasivan glas može učiniti da vaše pisanje izgleda dosadno ili zbunjujuće. Aktivni glas mnogo je učinkovitiji u poslovnom pismu jer uspostavlja asertivniji ton.

  • Primjer pasivnog glasa mogao bi biti: "Na koje se konkretne pritužbe mogu obratiti?" Subjekt rečenice, kupac ("ti"), pojavljuje se na kraju rečenice, a ne na početku rečenice.
  • Primjer aktivnog glasa može biti: "Što mogu učiniti za rješavanje vaših pritužbi?" Ova verzija izraza, aktivnim glasom, čitatelju je mnogo jasnija i lakša za razumijevanje.
  • Korištenje pasivnog glasa može biti dobar način za prenošenje vaše poruke bez skretanja pozornosti na pogrešku ili neugodnu točku. Ali koristite ga samo u ovom slučaju. Općenito, aktivni glas mnogo je učinkovitiji u poslovnim pismima.
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 7
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 7

Korak 4. Pogledajte prethodni događaj ili prethodnu komunikaciju s čitateljem, ako je primjenjivo

Možda ste ranije prošlog mjeseca kontaktirali Ninu Brown s upozorenjem o njenom neplaćenom računu. Ili je možda kupac izrazio frustraciju svemirskim programom prošlog mjeseca na konferenciji. Ako ste već bili u kontaktu s čitateljem, to priznajte. Podsjetit će čitatelja na vaš prethodni kontakt i učiniti da se poslovno pismo učini neposrednijim i važnijim.

Upotrijebite izraz poput: "Prema mom prethodnom pismu o vašem neplaćenom računu …" ili "Hvala vam na uplati u ožujku." Ili "Bilo je vrlo korisno čuti o vašim problemima s svemirskim programom na konferenciji u svibnju."

Napišite poslovno pismo kupcima Korak 8
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 8

Korak 5. Podnesite zahtjev ili ponudite pomoć

Uspostavite pozitivan ton s čitateljem postavljajući pristojan zahtjev ili nudeći pomoć u obliku radnog odnosa.

  • Recimo da ste vlasnik tvrtke koja pokušava natjerati kupca da plati račun. Upotrijebite izraz poput: "Cijenio bih vašu neposrednu pažnju u vezi s vašim neplaćenim računom."
  • Recimo da pišete u ime svoje tvrtke. Upotrijebite izraz poput: "Željeli bismo organizirati susret licem u lice s vama i našim šefom ljudskih resursa."
  • Također biste trebali ponuditi odgovor na sva pitanja ili nedoumice koje čitatelj može imati. Koristite izraz poput: "Rado ću odgovoriti na sva pitanja ili nedoumice koje imate o svom računu." Ili: "Želite li da vam pružimo više detalja o programu?"
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 9
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 9

Korak 6. Završite slovo

Uključite poziv na akciju, sa svoje strane ili sa strane čitatelja. To bi mogao biti zahtjev za plaćanje do određenog datuma ili napomena o uspostavljanju službenog sastanka s čitateljem.

  • Uključite rečenicu o budućem razgovoru s primateljem pisma. "Radujem se što ću se vidjeti na sastanku o proračunu sljedeći tjedan." Ili "Radujem se što ćemo s vama dalje razgovarati o tome tijekom vašeg posjeta našem sjedištu."
  • Zabilježite sve dokumente koje imate uključujući svoje pismo. Dodajte izraz poput "Molimo vas da priložite svoj neplaćeni račun" ili "U prilogu ćete pronaći kopiju našeg programa za informiranje o prostoru."
  • Završite slovo završnom rečenicom. Za klijente ili kupce upotrijebite "S poštovanjem" ili "S poštovanjem".
  • Koristite "S poštovanjem" za službena pisma pojedincima koje uopće ne poznajete.
  • "Pozdrav" ili "najbolje" koristite samo ako pišete nekome koga dobro poznajete ili imate radni odnos.
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 10
Napišite poslovno pismo kupcima Korak 10

Korak 7. Pročitajte pismo

Sve vaše pažljivo oblikovanje i pisanje bit će uzaludno ako je pismo puno pravopisnih pogrešaka!

  • Potražite sve primjere pasivnog glasa i pokušajte prilagoditi rečenicu aktivnom glasu.
  • Uočite sve rečenice koje traju dugo ili nisu jasne i izravne. U poslovnom pismu manje je obično više, pa smanjite duljinu rečenica ako je moguće.

Preporučeni: