Kad radite u poslu, često ćete morati sastaviti e -poruku nekome koga ne poznajete. Iako je pomalo neugodno, to je dio profesionalnog života. Postoje određena pravila bontona kojih se morate pridržavati prilikom slanja profesionalne e -pošte strancu.
Koraci
1. dio od 3: Početak e -pošte
Korak 1. Istražite
Prije sastavljanja e -pošte nepoznatom licu morate znati razne informacije. Prije nego počnete tipkati, kratko pogledajte web mjesto tvrtke u kojoj primatelj radi.
- Ako ne znate adresu e -pošte primatelja, to možete saznati skeniranjem web stranice tvrtke. Ako nije naveden nijedan e -mail, budite oprezni pri kontaktiranju osobe putem e -pošte. Možda ćete se umjesto toga odlučiti za fizičko pismo.
- Ako ste namjeravali postaviti bilo koje pitanje putem e -pošte, provjerite rješava li web stranica ta pitanja. Ne želite ostaviti dojam da ste lijeni i niste odvojili vrijeme za temeljito čitanje web stranice.
- Obratite se pravoj osobi. Mnogi ljudi započinju e -poštu s nečim poput: "Nisam siguran jeste li prava osoba za pitati, ali …" To se smatra neprofesionalnim i ne poštuje vrijeme primatelja. Ako ne znate kome se obratiti, pričekajte e -poštu dok ne shvatite te podatke.
Korak 2. Napišite opisni redak predmeta
Vaša tema bi trebala prenijeti vaše točne razloge za slanje e -pošte. Često se e -poruke nepoznatih osoba zanemaruju ili zanemaruju. Čvrsta linija predmeta smanjuje vjerojatnost prelaska vaše e -pošte.
- Upotrijebite nekoliko riječi da kažete o čemu se radi. Upotrijebite što je moguće više detalja da ih uvrstite u 4 ili 5 riječi. Na primjer, "Sastanak u 10 sati o novim računalima" bolji je od "Sastanak ovog jutra".
- Nejasni predmeti, poput "Hello" i "Hi", ponekad se nenamjerno čitaju kao neželjena pošta i preusmjeravaju u mapu neželjene pošte primatelja.
- Upotrijebite profesionalnu e -poštu jer će se vaša e -pošta pojaviti uz naslov. Koristite e -poruku koja koristi vaše puno ime, a ne onu koja koristi osobu ili neodređenu frazu.
- Nikada nemojte koristiti velika slova u retku naslova e -pošte, čak i ako je e -pošta hitna. To dolazi kao vikanje, što se može protumačiti kao neprijateljstvo.
Korak 3. Odlučite kako ćete se obratiti primatelju
To može biti nezgodno ako e -poštom šaljete strancu e -poštu jer možda ne znate željeno ime. Međutim, postoji nekoliko smjernica za bonton koje vam mogu pomoći da izbjegnete pogrešne korake.
- Ako ne znate ime osobe, izbjegavajte pretjerano formalne fraze poput: "Koga to može zabrinuti" ili "Dragi gospodine/gospođice". Ne idite previše ležerno. "Bok" je previše neprofesionalno za poslovnu e -poštu. Možda bi bilo bolje da e -poruku započnete jednostavnim "Zdravo".
- Ako znate ime osobe, provjerite je li ispravno napisano. Provjerite pravopis nekoliko puta jer se lako možete pomaknuti ako osobi nikada prije niste poslali e -poruku.
- Upotrijebi "Mr." i "gospođa" nakon čega slijedi samo prezime osobe. Na primjer, ako e -poštom šaljete Jane Hart, započnite svoju e -poštu s "Draga gospođo Hart", a ne s "Draga gospođo Jane Hart".
- Nikada nemojte pretpostavljati o bračnom statusu žene. Ako znate njezin bračni status, ipak je najbolje izbjegavati skretanje pozornosti na to u e -poruci jer je nebitno za poslovni svijet. Držite se "Ms" i nikada nemojte koristiti "Miss" ili "Mrs." osim ako primatelj sam ne koristi te pozdrave.
- Ako netko ima doktorat znanosti, prikladno je koristiti "Dr" prilikom obraćanja.
Korak 4. Identificirajte sebe i tvrtku koju zastupate
Upamtite, kada šaljete poslovnu e -poštu, predstavljate svoje mjesto zaposlenja. U prvoj rečenici identificirajte sebe i svoju tvrtku. Na primjer, mogao bi započeti e -mail: "Draga gospođo Hart, moje ime je John Dawson i radim u marketingu u Wilson Technologies."
Dio 2 od 3: Pisanje e -pošte
Korak 1. Neka bude kratak i točan
Dolazeći do točke i jasno identificirajući svoju svrhu, predstavljate profesionalnu sliku koju će čitatelj ozbiljno shvatiti. Ovo također povećava vjerojatnost da će vaša e -poruka biti pročitana i na nju brzo odgovoreno, jer ljudi odgađaju rješavanje previše pisanih odgovora.
- Nakon što identificirate sebe i svoju tvrtku, vaša bi sljedeća rečenica trebala objasniti svrhu e -pošte. Najbolje je da svoj slučaj navedete u dvije rečenice.
- Biti pozitivan. Čak i ako pišete radi rješavanja pritužbe ili zabrinutosti, budite ljubazni i poštujte cijelu poruku e -pošte. Ne gnjavite šefove, druge tvrtke ili zaposlenike jer se to loše odražava na vas.
- Dok ste u popratnim pismima, standardno je uključiti neke osnovne pozadinske podatke o sebi ako e -poštom šaljete u ime tvrtke, te podatke izostavite. Jednostavno navedite svoje ime i svoj položaj u tvrtki prije nego pređete na svrhu e -pošte.
Korak 2. Upotrijebite jednostavnu, izravnu prozu
Poslovni e -mail trebao bi biti što lakši za čitanje. To znači korištenje jasnog jezika koji je lako razumljiv.
- Odaberite aktivni glas nad pasivnim. Na primjer, nemojte reći: "Dopis vam je poslao moj šef James Peterson." Umjesto toga recite: "Moj šef, James Peterson, poslao vam je dopis."
- Izbjegavajte žargon i tehničke izraze, čak i ako se takvi izrazi jako koriste u vašem poduzeću. Odlučite se za jednostavne engleske i uobičajene fraze.
- Koristite kratke rečenice. Uklonite veznike kad je to moguće i razbijte dugačke rečenice. Na primjer, "Nismo vam odgovorili u vezi sa dopisom i htjeli smo se nadovezati kako bismo bili sigurni da razumijete informacije." To bi bilo bolje reći: "Nismo vam odgovorili u vezi sa dopisom. Htjeli smo ga pratiti kako bismo bili sigurni da razumijete informacije."
- Koristite pravilnu gramatiku, pravopis i interpunkciju. Provjerite pravopis i ispravite sve e -poruke prije nego pritisnete gumb za slanje.
Korak 3. Znajte što izbjeći slanje
Postoje određena pravila bontona u pogledu onoga što treba prenijeti putem e -pošte. Shvatite što treba izbjegavati slanjem prije nego što kontaktirate nekoga.
- Prilozi su u redu ako šaljete e -poruke u vezi s podacima koji su posebno zatraženi, ali ne šaljite privitke strancima bez upita.
- Izbjegavajte pretjerano velike privitke i datoteke. U slučaju da je slanje takvih podataka potrebno, pošaljite e -poruku unaprijed dajući primatelju prednost.
- Nemojte koristiti predugački potpis. U idealnom slučaju, vaš potpis trebao bi sadržavati samo vaše ime, poštansku adresu, adresu e -pošte i telefonski broj. Ako želite, prikladno je uključiti i naziv vašeg posla.
- Nemojte uključivati grafiku ili pozadinu. Oni imaju tendenciju začepljivanja memorije e -pošte i postaju neprofesionalni u poslovnom okruženju.
3. dio 3: Dovršavanje e -pošte
Korak 1. Dajte primatelju upute kako odgovoriti
Pred kraj e -pošte dajte upute o tome kako primatelj može odgovoriti na to pitanje.
- Ljubazno navedite vremenski okvir u kojem želite čuti odgovore. Na primjer, "Ako biste mi se mogli javiti do kraja dana sutra, bio bih vam jako zahvalan."
- Po potrebi uključite sve podatke za kontakt. Možete jednostavno reći: "Ovo je najbolja adresa e -pošte na koju mi se možete obratiti" ili zatražiti telefonski poziv i uključiti svoj broj.
- Budite jasni o tome što želite od primatelja. Nemojte jednostavno reći: "Nadam se da ću vas uskoro čuti." Umjesto toga, recite: "Nadam se da ću vas uskoro čuti kako bismo mogli razgovarati o logistici prijelaza na novi računalni sustav."
Korak 2. Upotrijebite odgovarajuće slanje
Prije vašeg imena bit će neki oblik oproštaja. Odaberite odgovarajuću tvrtku, pošaljite svoju e -poštu.
- Nemojte jednostavno koristiti crticu, a zatim uključite svoje ime. Ovo postaje previše neformalno, kao i odjave poput "Vidimo se" i "Polako". Emotikone, poput nasmijanih lica, najbolje je izbjegavati.
- U poslovnoj e -pošti nešto poput "Najbolje" ili "Sve najbolje" prikladno je jer je prijateljsko bez žrtvovanja profesionalnosti. "S poštovanjem" je još jedna dobra opcija, ali može se pokazati kao zagušljiva.
- "Hvala" i "Hvala" također su prikladni, ali ih treba izbjegavati ako ne tražite od primatelja da izvrši određeni zadatak ili dužnost.
Korak 3. Nastavite
Poslovni svijet je zauzet. Ako se primatelj ne javi u odgovarajućem vremenskom okviru, prikladno je poslati dodatnu e-poštu.
- Ako netko ne odgovori, vjerojatno nije bilo namjerno. E -poruke se sigurnosno kopiraju i često, čak i ako slijedite odgovarajući protokol, stvari slučajno završe u filtru za neželjenu poštu.
- Dodatna e -poruka trebala bi biti izravan odgovor na e -poruku koju ste već poslali. Budite pristojni, počnite s nečim poput: "Znam da ste vjerojatno jako zaposleni, ali samo sam se želio uvjeriti da ste primili moj e -mail." Zatim ukratko ponovite temu izvorne poruke.
Pomoć za pisanje e -pošte
Adresiranje e -pošte nepoznatoj osobi
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Odgovarajući poslovni pozdrav
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.
Komentirana e -pošta profesoru kojeg ne poznajete
Podržite wikiHow i otključajte sve uzorke.